Làm Thế Nào Để Kinh Doanh Quán Cà Phê Hiệu Quả Năm 2025?

Kinh doanh quán cà phê tại Việt Nam chưa bao giờ hạ nhiệt. Bước sang năm 2025, mức độ cạnh tranh ngày càng khốc liệt hơn khi các thương hiệu lớn lẫn quán nhỏ đều đua nhau nâng cấp dịch vụ. Khách hàng giờ đây không chỉ quan tâm đến chất lượng ly cà phê, mà còn mong muốn trải nghiệm không gian tinh tế, dịch vụ chu đáo và các giá trị bền vững về môi trường, sức khỏe.

Vậy làm thế nào để vận hành một quán cà phê hiệu quả, đáp ứng đúng xu hướng mới? Hãy cùng May Decor tìm hiểu chi tiết từng yếu tố quan trọng trong bài viết dưới đây!

Xây dựng thực đơn bắt kịp xu hướng

Hiện nay, khách hàng không còn hài lòng với menu chỉ có cà phê đen hoặc cà phê sữa truyền thống. Họ ngày càng có xu hướng khám phá những trải nghiệm hương vị mới, độc đáo và tốt cho sức khỏe. Một thực đơn thu hút trong năm 2025 nên cân nhắc kết hợp các nhóm sản phẩm sau:

✅ Các món cà phê đặc sắc: cold brew, cà phê muối, cà phê trứng, espresso pha chế sáng tạo – đây là những món dễ viral, tạo trend trên mạng xã hội, đồng thời giúp khách có cảm giác mới lạ, khác biệt.

✅ Topping đa dạng: kem sữa, foam lạnh, các loại syrup ít đường hoặc không đường, hỗ trợ cá nhân hóa trải nghiệm cho từng khẩu vị khách. Xu hướng cá nhân hóa này cực kỳ quan trọng vì khách ngày càng muốn tự chọn vị và mức ngọt theo sở thích.

✅ Đồ uống lành mạnh: sử dụng sữa thực vật như hạnh nhân, yến mạch, đậu nành để phục vụ nhóm khách ăn chay, eat clean hoặc người có chế độ dinh dưỡng đặc biệt. Đồng thời, bổ sung thêm các món detox, trà hoa quả, nước ép nguyên chất để mở rộng tệp khách, nhất là nữ giới và người trẻ.

✅ Đồ ăn kèm healthy: đừng bỏ qua các loại bánh ngọt ít đường, ngũ cốc dinh dưỡng, salad mini hoặc bánh mặn tốt cho sức khỏe. Những món ăn nhẹ này vừa nâng giá trị đơn hàng, vừa giúp khách nán lại lâu hơn, gia tăng doanh thu.

Khảo sát khách hàng và kiểm soát chất lượng

Trước khi quyết định menu, hãy khảo sát kỹ nhóm khách hàng tiềm năng tại khu vực kinh doanh (như nhân viên văn phòng, học sinh – sinh viên, nhóm gia đình, khách du lịch…) để nắm rõ khẩu vị, mức giá họ sẵn sàng chi trả và tần suất sử dụng dịch vụ.

Đồng thời, cần đảm bảo mọi món đưa lên menu đều phù hợp với năng lực phục vụ của quán:

• Nguyên liệu dễ nhập và bảo quản
• Nhân viên đủ kỹ năng pha chế
• Quy trình vận hành đơn giản, không gây áp lực lớn vào giờ cao điểm

Tránh thêm quá nhiều món vượt ngoài khả năng kiểm soát chỉ vì chạy theo trend, khiến quán gặp rủi ro như: tồn kho, lãng phí nguyên liệu hay quá tải khâu pha chế dẫn đến chất lượng phục vụ giảm sút, ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng.

Tóm lại, menu cà phê trong năm 2025 nên hướng đến sự đa dạng, sáng tạo, bắt kịp xu hướng nhưng vẫn phải nằm trong phạm vi vận hành hiệu quả. Đó mới là chìa khóa giữ chân khách hàng lâu dài và xây dựng thương hiệu vững chắc.

Thiết kế menu khoa học, dễ tiếp cận

Một trong những yếu tố cần chú ý để tăng tốc độ phục vụ, đặc biệt vào giờ cao điểm buổi sáng và buổi trưa chính là sở hữu một menu được thiết kế hợp lý, trực quan, dễ nhìn và dễ hiểu. Để làm được điều đó, bạn nên lưu ý các điểm sau:

Phân nhóm danh mục rõ ràng

Chia menu thành các nhóm dễ nhận biết, ví dụ:

• Cà phê: espresso, latte, cold brew, americano
• Trà: trà đào, trà sen, trà xanh
• Sinh tố & nước ép: các loại trái cây, detox
• Bánh ngọt & đồ ăn nhẹ: bánh quy, bánh muffin, salad nhỏ

Việc nhóm món như vậy giúp khách hàng nhanh chóng định vị được sản phẩm họ cần, giảm thời gian bối rối khi gọi món.

Kiểu chữ rõ ràng, dễ đọc

Lựa chọn font chữ đơn giản, kích thước đủ lớn (tối thiểu 14pt) để người lớn tuổi hoặc khách hàng nhìn xa vẫn dễ đọc. Tránh các kiểu chữ cầu kỳ, rối mắt vì sẽ khiến menu khó theo dõi, nhất là khi quán đông khách.

Màu sắc menu tương phản tốt

Chọn nền và chữ có độ tương phản cao (ví dụ nền trắng – chữ đen, nền đen – chữ trắng) để hạn chế gây mỏi mắt. Điều này rất quan trọng khi khách phải đọc nhanh trong điều kiện ánh sáng phức tạp (ngoài trời, buổi tối…).

Có hình ảnh minh họa

Hình ảnh món ăn, đồ uống đẹp mắt sẽ kích thích vị giác, đồng thời hỗ trợ khách hàng dễ hình dung sản phẩm, nhất là với các món mới hoặc đồ uống ít phổ biến. Lưu ý hình ảnh phải thực tế, sát với món thật để tránh gây thất vọng khi khách nhận món.

Hiển thị giá rõ ràng

Giá cả cần in rõ bên cạnh tên món, hạn chế viết tắt hoặc chèn ký hiệu khó hiểu, giúp khách hàng dễ so sánh và đưa ra quyết định nhanh hơn. Việc minh bạch giá cũng làm tăng sự tin tưởng, giảm thắc mắc không đáng có khi thanh toán.

Tích hợp menu QR

Ngoài menu giấy hoặc bảng menu truyền thống, bạn nên trang bị thêm mã QR để khách có thể quét và xem menu trên điện thoại. Đây là giải pháp rất hiệu quả trong thời đại số, đặc biệt khi khách đặt mang về hoặc đặt qua các app giao hàng. Ngoài ra, menu QR còn giúp quán dễ dàng cập nhật món mới, điều chỉnh giá, thay đổi hình ảnh mà không tốn thêm chi phí in ấn.

Một menu khoa học, đẹp, dễ tiếp cận sẽ không chỉ giúp giảm tải cho nhân viên trong giờ cao điểm mà còn mang đến trải nghiệm chuyên nghiệp, làm khách hàng cảm thấy hài lòng và quay trở lại nhiều hơn.

Tối ưu bố trí không gian quán

Khách hàng ngày nay tìm đến quán cà phê không chỉ vì đồ uống, mà còn để tận hưởng một không gian thư giãn, làm việc, gặp gỡ bạn bè hoặc check-in. Chính vì vậy, cách bố trí mặt bằng quán phải thật thông minh, hợp lý và đáp ứng nhiều nhu cầu cùng lúc.

Một quán cà phê khoa học nên có các khu chức năng rõ ràng:

1. Khu order – thanh toán: đặt ngay lối vào giúp khách dễ quan sát, tránh gây ùn tắc. Thiết kế quầy gọn, đủ chỗ để khách xếp hàng, menu đặt ở vị trí dễ nhìn để khách quyết định nhanh.

2. Khu pha chế: bố trí phía sau quầy order, thuận tiện cho barista thao tác và đảm bảo vệ sinh. Không gian pha chế nên rộng rãi, có đủ kệ để nguyên liệu, máy móc và khu rửa ly cốc riêng để tránh vương vãi ra khu khách ngồi.

3. Khu ngồi cá nhân: ưu tiên bố trí bàn nhỏ, ghế đơn, không gian yên tĩnh, có nhiều ổ điện, wifi mạnh để khách mang laptop làm việc. Ánh sáng tự nhiên dịu nhẹ sẽ khiến khu vực này thêm dễ chịu.

4. Khu ngồi nhóm: sử dụng bàn lớn, ghế thoải mái, sắp xếp linh hoạt để phục vụ nhóm bạn hoặc gia đình. Khu này nên tách biệt khỏi khu làm việc để tránh gây ồn.

5. Khu nhà vệ sinh: đảm bảo sạch sẽ, thông thoáng, có gương, xà phòng và giấy đầy đủ. Đặt biển chỉ dẫn rõ ràng để khách dễ tìm.

6. Khu ban công hoặc sân vườn (nếu có): tạo điểm nhấn xanh mát, hút khách yêu thích không gian mở. Cần chú ý bố trí mái che, quạt hoặc điều hòa ngoài trời để đảm bảo khách vẫn thoải mái khi thời tiết thay đổi.

Yếu tố không gian khác cần lưu ý:

• Ghế ngồi: nên chọn loại êm ái, độ cao vừa phải để khách ngồi lâu không bị mỏi.
• Ánh sáng: tận dụng tối đa ánh sáng tự nhiên vào ban ngày, kết hợp đèn vàng ấm để tạo cảm giác dễ chịu vào buổi tối.
• Âm nhạc: nên chọn nhạc nền nhẹ nhàng, âm lượng vừa phải, có thể thay đổi theo khung giờ để phù hợp không khí.
• Hương thơm: dùng tinh dầu hoặc nến thơm dịu nhẹ giúp tạo dấu ấn riêng và kích thích sự thư giãn.
• Trang trí: cây xanh, tranh ảnh nghệ thuật, tiểu cảnh decor giúp không gian sinh động và gần gũi hơn.
• Góc check-in: hãy đầu tư một góc chụp hình có background đẹp, slogan ý nghĩa hoặc logo quán để khách chụp hình chia sẻ lên mạng xã hội -chi phí thấp nhưng hiệu quả marketing rất cao.

Tuyển dụng và đào tạo nhân viên

Nhân viên chính là “bộ mặt” của quán cà phê, góp phần quyết định ấn tượng và trải nghiệm khách hàng. Do đó, bạn không chỉ cần tuyển dụng kỹ lưỡng mà còn phải đào tạo bài bản để duy trì chất lượng dịch vụ đồng nhất. Những vị trí cần có trong một quán cà phê gồm có:

Quản lý

• Điều phối hoạt động vận hành hàng ngày
• Kiểm soát nguyên liệu, hàng hóa, tồn kho
• Xử lý phản hồi, khiếu nại từ khách
• Quản lý nhân sự, lập lịch làm việc
• Đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh và an toàn thực phẩm

Barista

• Thành thạo công thức pha chế, định lượng chuẩn
• Biết cách bảo trì, vệ sinh máy pha cà phê, dụng cụ pha chế
• Có khiếu thẩm mỹ để trang trí đồ uống đẹp mắt
• Biết giao tiếp cơ bản, giới thiệu món mới đến khách

Thu ngân

• Thao tác nhanh, chính xác, trung thực
• Biết tư vấn món, giới thiệu ưu đãi bằng tiếng Anh để phục vụ khách nước ngoài
• Thân thiện, niềm nở chào hỏi
• Kiểm soát dòng tiền và báo cáo doanh thu

Phục vụ

• Giao tiếp tốt, lịch sự, thân thiện
• Hướng dẫn khách chọn món, giới thiệu không gian quán
• Phục vụ nhanh, chính xác, hạn chế sai sót
• Có khả năng gợi ý upsell món mới hoặc combo để tăng doanh thu

Nhân viên vệ sinh

• Luôn giữ quán sạch sẽ, gọn gàng
• Kiểm tra và bổ sung giấy, xà phòng, nước rửa tay ở khu vệ sinh
• Thu gom rác, lau chùi sàn, bàn ghế thường xuyên
• Hỗ trợ dọn dẹp, rửa ly cốc khi đông khách

Lưu ý khi đào tạo nhân sự:

• Dù tuyển người đã có kinh nghiệm, bạn vẫn nên huấn luyện quy trình riêng của quán để đảm bảo đồng bộ phong cách phục vụ.
• Tổ chức training định kỳ về kỹ năng giao tiếp, xử lý phàn nàn, chăm sóc khách hàng để nâng cao trải nghiệm dịch vụ.
• Khuyến khích nhân viên chia sẻ ý kiến cải thiện quy trình, tạo môi trường làm việc cởi mở, gắn bó lâu dài.

Một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, có trách nhiệm và được đào tạo kỹ sẽ giúp quán cà phê của bạn tạo nên khác biệt rõ rệt, giữ chân khách và phát triển bền vững trong thị trường đầy cạnh tranh.

Chiến lược marketing thu hút khách

Trong thời đại mạng xã hội phát triển mạnh mẽ, quán cà phê muốn nổi bật phải đầu tư marketing bài bản và sáng tạo để ghi điểm với khách hàng.

Một số chiến lược nên triển khai

✅ Chụp ảnh đồ uống đẹp, đồng nhất phong cách: hãy chuẩn bị phông nền, ánh sáng và góc chụp cố định để bộ ảnh menu có tông màu, bố cục nhất quán. Điều này giúp khách hàng dễ nhận diện thương hiệu của bạn trên các nền tảng như Facebook, Instagram, TikTok…

✅ Làm video ngắn (reel, TikTok) chia sẻ quy trình pha chế: hiện nay khách hàng rất thích xem quy trình làm ra món họ sắp thưởng thức. Những video “behind the scenes” như đánh bọt sữa, rót latte art hay trang trí bánh ngọt đều rất dễ viral, tăng độ tin cậy cho quán.

✅ Đăng bài review thực khách, feedback 5 sao: đừng ngại xin phép khách chụp ảnh, quay clip feedback để đăng lại trên fanpage. Đây chính là “bằng chứng xã hội” (social proof) cực mạnh giúp thu hút nhóm khách mới.

✅ Chạy quảng cáo Facebook, TikTok trong bán kính 3-5km: khi bạn muốn thu hút khách hàng quanh khu vực quán, quảng cáo định vị sẽ là công cụ hiệu quả. Hãy nhắm đến khung giờ cao điểm như sáng, trưa hoặc tan tầm, chạy ads kèm khuyến mãi giảm giá hoặc ưu đãi mua 1 tặng 1 để kích cầu.

Các hoạt động offline không thể thiếu

1. Tổ chức buổi acoustic live với band nhạc nhỏ, cho phép khách hàng giao lưu, hát cùng ban nhạc. Đây là trải nghiệm giải trí thú vị, tạo không khí thân thiện khiến khách nhớ tới quán lâu hơn.

2. Minigame tặng voucher: có thể áp dụng trong các dịp lễ hoặc khi tổ chức event. Ví dụ, khách check-in tại quán và đăng story/trang cá nhân sẽ nhận voucher giảm giá hoặc tham gia bốc thăm may mắn trúng quà.

3. Tích điểm thành viên, quà sinh nhật, ưu đãi giờ vắng: xây dựng hệ thống khách hàng thân thiết bằng thẻ thành viên, tích điểm thưởng để đổi quà. Ngoài ra, hãy thiết kế combo giá rẻ vào khung giờ vắng (ví dụ 14-17h) để lấp đầy công suất, tránh bàn trống.

Marketing không chỉ dừng ở “chiêu trò” hút khách mới mà phải song song chăm sóc nhóm khách hàng trung thành. Đây mới là yếu tố giúp quán phát triển lâu dài.

Quản lý tài chính và vận hành

Một trong những nguyên nhân phổ biến khiến quán cà phê thất bại là quản lý dòng tiền yếu kém và thiếu kiểm soát vận hành. Bạn cần xây dựng một quy trình rõ ràng ngay từ đầu.

Lập bảng thu chi hàng ngày: theo dõi sát sao từng khoản thu (doanh thu bán hàng) và chi (nguyên liệu, lương nhân viên, điện nước, marketing…) để không bị hụt vốn đột ngột.

Kiểm kê định kỳ nguyên vật liệu: ít nhất 1 tuần/lần, bạn nên rà soát kho nguyên liệu, cập nhật hạn sử dụng, so sánh số lượng tồn với lượng bán ra để hạn chế thất thoát hoặc hỏng hàng.

Dự phòng ngân sách sửa chữa, thay thế thiết bị: máy pha cà phê, máy xay hay tủ lạnh đều có thể hỏng bất cứ lúc nào. Nếu không dự phòng sẵn một khoản để sửa chữa sẽ dễ rơi vào cảnh gián đoạn phục vụ.

Chọn nhà cung cấp uy tín, minh bạch: hợp tác lâu dài với nhà cung cấp nguyên liệu đáng tin sẽ giúp bạn ổn định giá đầu vào, được ưu đãi tốt hơn và giảm rủi ro chất lượng hàng hóa kém.

Ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng để:

• Quản lý order nhanh gọn, tránh sai sót khi đông khách
• Theo dõi tồn kho nguyên liệu chính xác, tránh thất thoát
• Tính doanh thu, lợi nhuận từng ngày/tuần/tháng
• Báo cáo tài chính rõ ràng, minh bạch
• Phân quyền ca làm, hạn chế gian lận

Hãy duy trì thói quen tổng kết tài chính hằng tuần và lập kế hoạch dự báo chi phí – doanh thu ít nhất 1 đến 3 tháng tới. Việc này giúp bạn chủ động kiểm soát dòng tiền, nhận diện sớm rủi ro đồng thời đưa ra phương án điều chỉnh kịp thời. Nhờ đó, quán cà phê sẽ tránh rơi vào cảnh “lãi ảo, lỗ thật”, nghĩa là dù lượng khách nhìn rất khả quan nhưng vẫn không đủ chi trả các khoản chi phí cố định và duy trì hoạt động lâu dài.

Xây dựng dịch vụ khách hàng vượt trội

Một ly cà phê ngon chỉ là điều kiện cần nhưng dịch vụ tận tâm mới là yếu tố giữ chân khách hàng lâu dài. Hãy đào tạo nhân viên của bạn thật kỹ về quy trình phục vụ, bao gồm:

• Chủ động chào hỏi, gửi lời cảm ơn khách khi đến và rời đi
• Hỏi thăm khẩu vị, gợi ý thức uống phù hợp nếu khách còn phân vân
• Lắng nghe và xử lý phàn nàn một cách khéo léo, tích cực
• Ghi nhớ khách quen, ưu tiên phục vụ nhanh hơn, thỉnh thoảng hỏi thăm để tạo cảm giác thân thiết

Những chi tiết này tuy nhỏ nhưng lại tạo nên trải nghiệm đáng nhớ khiến khách muốn quay lại và sẵn sàng giới thiệu quán của bạn với bạn bè, người thân.

Kiên trì và cải tiến liên tục

Kết Luận

🌐 Website: maydecor.vn hoặc maydecor79