Mở quán cà phê là ước mơ của nhiều người, nhưng thực tế cho thấy không ít quán phải đóng cửa chỉ sau vài tháng vì không đạt lợi nhuận. Nguyên nhân không chỉ nằm ở sự cạnh tranh khốc liệt mà còn xuất phát từ những sai lầm kinh doanh quán cà phê ngay từ giai đoạn chuẩn bị và vận hành. Bài viết dưới đây May Decor sẽ chỉ ra 5 sai lầm phổ biến khiến nhiều chủ quán mất vốn ngay trong tháng đầu tiên cùng gợi ý cách khắc phục.
Danh mục bài viết
Không nghiên cứu thị trường và khách hàng mục tiêu
Đây là sai lầm kinh doanh quán cà phê mà rất nhiều người mới mở quán thường gặp phải. Nhiều chủ quán nghĩ rằng chỉ cần có mặt bằng và đầu tư một quán cà phê đẹp thì sẽ có khách. Tuy nhiên, nếu không nghiên cứu thị trường kỹ lưỡng, bạn có thể rơi vào tình trạng quán mở ra nhưng gần như vắng bóng khách hàng ngay từ những ngày đầu.
Tại sao nghiên cứu thị trường quan trọng?
Mỗi khu vực có đặc thù riêng về khách hàng và mức độ cạnh tranh. Nếu chọn mở quán ở nơi có quá nhiều đối thủ lớn, bạn sẽ khó nổi bật trừ khi có điểm khác biệt rất rõ ràng. Ngược lại, nếu mở quán ở nơi nhu cầu uống cà phê thấp, quán dù đẹp hay đồ uống ngon cũng không đủ khách để duy trì doanh thu.
Ví dụ thực tế
Một quán mở gần khu văn phòng nhưng menu chỉ có cà phê pha phin và trà đá, không có các loại đồ uống hiện đại như espresso, latte hoặc cold brew sẽ khó cạnh tranh với các chuỗi cà phê có phong cách chuyên nghiệp và menu đa dạng.
Ngược lại, nếu mở quán sang trọng ở một khu dân cư bình dân, giá đồ uống cao sẽ khiến khách hàng cảm thấy không hợp túi tiền, từ đó khó thu hút khách ổn định.
Khách hàng mục tiêu là gì và vì sao cần xác định?
Khách hàng mục tiêu là nhóm người mà quán bạn muốn phục vụ. Họ có những đặc điểm riêng về độ tuổi, thu nhập, sở thích và thói quen uống cà phê. Ví dụ:
- Sinh viên: thường thích không gian thoải mái để học nhóm, đồ uống giá rẻ và quán có wifi mạnh.
- Nhân viên văn phòng: ưu tiên tốc độ phục vụ nhanh, đồ uống hiện đại, vị trí tiện lợi cho mang đi.
- Khách du lịch: thích không gian độc đáo, hình ảnh đẹp để chụp ảnh, giá cả không phải yếu tố quyết định.
Giải pháp cho chủ quán mới
Hãy khảo sát kỹ khu vực dự định mở quán. Bạn có thể dành vài ngày để quan sát các quán cà phê xung quanh, ghi chú điểm mạnh và điểm yếu của họ, đồng thời tìm hiểu mức giá, phong cách trang trí và loại đồ uống được ưa chuộng. Nếu bạn có thể tạo ra một sự khác biệt mà khu vực đó chưa có, quán sẽ có lợi thế cạnh tranh rõ rệt.
Ngoài ra, hãy thử khảo sát nhanh khách hàng tiềm năng, ví dụ phát phiếu khảo sát nhỏ tại khu vực định mở quán hoặc thăm dò qua mạng xã hội để hiểu rõ hơn họ thích loại đồ uống nào và mức giá chấp nhận được. Khi nắm rõ khách hàng mục tiêu, bạn sẽ dễ dàng xây dựng menu, phong cách phục vụ và chiến lược marketing phù hợp.
Đầu tư thiết bị thiếu tính toán
Thiết bị và đồ dùng là nền tảng để quán cà phê vận hành ổn định. Nhiều chủ quán mới thường mắc sai lầm kinh doanh quán cà phê khi đầu tư thiết bị mà không tính toán kỹ, dẫn đến vừa tốn chi phí vừa gặp sự cố trong quá trình hoạt động.
Tại sao thiết bị lại quan trọng?
Một chiếc máy pha cà phê tốt giúp tạo ra ly cà phê chuẩn vị, tiết kiệm thời gian pha chế và hạn chế hỏng hóc. Ngược lại, máy pha cà phê rẻ tiền hoặc hàng trôi nổi không có chế độ bảo hành rất dễ gặp trục trặc chỉ sau vài tuần hoặc vài tháng sử dụng. Điều này khiến quán bị gián đoạn phục vụ làm khách hàng mất niềm tin.
Đồ dùng kém chất lượng cũng là vấn đề lớn
Ly cốc giá rẻ hoặc không đạt tiêu chuẩn dễ bị nứt, vỡ, trầy xước chỉ sau thời gian ngắn. Không chỉ tốn kém chi phí thay thế liên tục, điều này còn ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh quán. Hãy thử tưởng tượng khách được phục vụ đồ uống trong một chiếc ly đã ố màu hoặc mẻ cạnh thì cảm giác của họ chắc chắn không tốt dù đồ uống có ngon đến đâu.
Ví dụ thực tế: Một quán nhỏ đầu tư máy pha cà phê cũ mua trên chợ đồ thanh lý với giá rẻ. Do máy không có bảo hành, chỉ sau vài tuần hoạt động, máy liên tục bị rò nước và tắt đột ngột. Chủ quán vừa phải thuê thợ sửa vừa không thể phục vụ khách, dẫn đến mất doanh thu và uy tín.
Giải pháp cho chủ quán mới
- Hãy lập một danh sách chi tiết các thiết bị cần thiết trước khi mở quán, bao gồm: máy pha cà phê, máy xay hạt, máy xay sinh tố, dụng cụ pha chế, tủ lạnh bảo quản nguyên liệu và bộ ly cốc thủy tinh.
- Tìm hiểu kỹ thương hiệu, so sánh giá và đọc đánh giá của người dùng trước khi mua.
- Đầu tư vào sản phẩm chất lượng cao ngay từ đầu. Một chiếc máy tốt có thể đắt hơn 20-30% nhưng tuổi thọ và độ ổn định lâu dài sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí sửa chữa và thay thế.
- Ưu tiên nhà cung cấp uy tín có chế độ bảo hành và hỗ trợ kỹ thuật. Đừng ham rẻ khi thấy các lời rao bán thiết bị “giá sốc” nhưng không có giấy tờ rõ ràng.
Đầu tư đúng thiết bị là khoản chi thông minh giúp quán vận hành trơn tru, đồ uống ổn định chất lượng và tạo ấn tượng chuyên nghiệp ngay từ tháng đầu tiên.
Quản lý vốn không hiệu quả
Quản lý vốn là yếu tố thiết yếu đối với bất kỳ mô hình kinh doanh nào, đặc biệt là quán cà phê – nơi chi phí đầu tư ban đầu khá lớn và dòng tiền thường quay vòng chậm. Một trong những sai lầm phổ biến là chủ quán không lập kế hoạch tài chính rõ ràng, dẫn đến lỗ ngay trong tháng đầu.
Vì sao quản lý vốn lại quan trọng?
Một quán cà phê phải đối mặt với nhiều khoản chi khác nhau, bao gồm thuê mặt bằng, mua thiết bị, chi phí nguyên liệu, nhân viên, marketing và chi phí dự phòng. Nếu không biết phân bổ hợp lý, bạn sẽ dễ dồn tiền vào những hạng mục ít quan trọng như trang trí hoặc nội thất cao cấp, trong khi những hạng mục thiết yếu như marketing hoặc chất lượng nguyên liệu lại bị cắt giảm. Kết quả là quán có thể đẹp mắt nhưng không thu hút được khách hoặc không đảm bảo chất lượng đồ uống để giữ chân khách hàng.
Ví dụ thực tế: Một chủ quán đầu tư 70% ngân sách để thiết kế quán thật ấn tượng, mua nội thất đắt tiền nhưng lại không dành ngân sách cho việc quảng bá trên mạng xã hội hoặc chạy khuyến mãi khai trương. Hậu quả là quán ít khách, doanh thu không đủ để bù tiền thuê mặt bằng, lương nhân viên và mua nguyên liệu. Chỉ sau 1-2 tháng, quán bắt đầu “đuối vốn” và phải hoạt động cầm chừng.
Giải pháp quản lý vốn hiệu quả
- Lập kế hoạch tài chính chi tiết ngay từ đầu. Trước khi mở quán, hãy liệt kê tất cả các hạng mục cần chi từ chi phí lớn như máy pha cà phê, máy xay, ly cốc thủy tinh, bàn ghế cho đến các chi phí nhỏ như menu, biển hiệu hoặc vật dụng trang trí.
- Chia vốn thành các nhóm chi phí cụ thể. Thông thường, bạn nên phân bổ khoảng 40-50% ngân sách cho thiết bị và nguyên liệu, 20-30% cho thiết kế – nội thất, 10-15% cho marketing và phần còn lại là chi phí dự phòng.
- Tách rõ chi phí cố định và chi phí biến đổi.
- Chi phí cố định như tiền thuê mặt bằng, lương nhân viên, điện nước, internet.
- Chi phí biến đổi: nguyên liệu, quảng cáo, khuyến mãi hoặc các sự kiện đặc biệt. Việc phân chia rõ ràng giúp bạn dễ dàng theo dõi và kiểm soát dòng tiền hằng tháng.
- Luôn để một khoản dự phòng ít nhất 3-6 tháng. Dòng tiền trong giai đoạn đầu thường chưa ổn định. Nếu không có tiền dự phòng, chỉ một tháng doanh thu thấp cũng có thể khiến bạn rơi vào tình trạng “cháy vốn”.
- Theo dõi dòng tiền hằng tuần. Đừng đợi đến cuối tháng mới tổng kết chi tiêu, hãy sử dụng bảng Excel hoặc phần mềm quản lý tài chính để kiểm soát từng khoản chi, tránh tình trạng thất thoát hoặc chi vượt mức.
Thiếu chiến lược marketing và truyền thông
Nhiều chủ quán khi mới mở thường nghĩ rằng chỉ cần quán đẹp, đồ uống ngon là khách sẽ tự tìm đến. Tuy nhiên, trong thời đại số, đây là một suy nghĩ sai lầm khi kinh doanh. Dù quán của bạn có thiết kế độc đáo và chất lượng đồ uống tốt, nếu không quảng bá hiệu quả, khách hàng tiềm năng sẽ không hề biết đến sự tồn tại của bạn.
Tại sao marketing lại quan trọng?
Người tiêu dùng ngày nay thường tra cứu thông tin quán cà phê trên Google Maps, Facebook hoặc Instagram trước khi đến thử. Nếu quán của bạn không có mặt trên những nền tảng này, khả năng khách tìm thấy bạn là rất thấp. Thậm chí, nhiều người sẽ ưu tiên đến những quán có hình ảnh đẹp, nhiều đánh giá tốt và được gợi ý bởi bạn bè hoặc reviewer.
Ví dụ thực tế
Có một quán cà phê với đồ uống được đánh giá là ngon và giá hợp lý, nhưng chủ quán không tạo fanpage, không đăng địa chỉ trên Google Maps và cũng không chia sẻ hình ảnh món đồ uống. Hậu quả là dù nằm ở vị trí tốt, quán vẫn rất vắng khách vì khách hàng không biết đến. Ngược lại, một quán khác trong cùng khu vực chịu khó đầu tư chụp ảnh menu đẹp, chạy quảng cáo nhẹ trên Facebook và hợp tác với vài food reviewer, chỉ sau một tháng lượng khách đến quán tăng gấp đôi.
Giải pháp marketing cho quán cà phê mới mở
- Tạo fanpage và tối ưu hình ảnh quán. Fanpage là “bộ mặt” online của quán. Hãy chụp ảnh các góc đẹp trong quán, đồ uống bắt mắt, menu và cập nhật thường xuyên để khách hàng thấy quán luôn hoạt động.
- Đăng ký quán trên Google Maps và các app review. Điều này giúp khách dễ dàng tìm đường đến quán và để lại đánh giá tích cực.
- Đầu tư nội dung và hình ảnh chất lượng. Hình ảnh và video đẹp, chân thực giúp khách hàng cảm nhận được không gian và đồ uống của bạn.
- Chạy quảng cáo nhẹ hoặc ưu đãi khai trương. Chỉ với ngân sách nhỏ trên Facebook hoặc Instagram, bạn có thể tiếp cận hàng nghìn khách hàng trong khu vực gần quán.
- Hợp tác với food reviewer hoặc KOL địa phương. Những bài review chân thực trên các kênh TikTok hoặc Instagram sẽ giúp quán của bạn nhanh chóng được biết đến.
- Tạo sự kiện hoặc mini game online. Những hoạt động như tặng voucher, check-in nhận quà giúp quán lan tỏa nhanh hơn.
Dịch vụ khách hàng chưa được chú trọng
Nhiều chủ quán chỉ tập trung vào việc tạo menu đồ uống ngon và đầu tư không gian quán mà quên rằng thái độ và chất lượng phục vụ cũng là yếu tố quyết định khách quay lại hay không. Khách hàng ngày nay không chỉ tìm đến quán cà phê để uống đồ uống, họ còn muốn có trải nghiệm dễ chịu từ lúc bước vào quán cho đến khi ra về. Một nhân viên phục vụ không niềm nở hoặc thiếu kỹ năng xử lý tình huống có thể khiến khách cảm thấy không được tôn trọng và không muốn quay lại, dù đồ uống có ngon đến đâu.
Vì sao dịch vụ khách hàng quan trọng?
Một khách hàng không hài lòng có thể chia sẻ trải nghiệm xấu của họ với nhiều người khác, đặc biệt trên các mạng xã hội hoặc ứng dụng review. Chỉ cần một vài đánh giá tiêu cực trên Google Maps, Foody hoặc Facebook, uy tín của quán sẽ giảm đáng kể. Điều này khiến việc thu hút khách mới trở nên khó khăn hơn rất nhiều.
Ví dụ thực tế: Một khách hàng đến quán hai lần liên tiếp và đều gặp tình trạng bị phục vụ chậm, nhân viên tỏ ra khó chịu khi khách yêu cầu đổi món. Khả năng cao người khách này sẽ chia sẻ cảm giác bực bội của họ qua một bài viết trên mạng xã hội, kéo theo nhiều khách khác e ngại không dám thử quán.
Giải pháp cải thiện dịch vụ khách hàng
- Đào tạo nhân viên kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống. Nhân viên cần biết cách chào hỏi, tư vấn menu, phục vụ nhanh và linh hoạt khi khách có yêu cầu đặc biệt.
- Xây dựng văn hóa phục vụ thân thiện. Một nụ cười và lời cảm ơn đúng lúc có thể tạo thiện cảm lớn với khách hàng.
- Giám sát chất lượng dịch vụ định kỳ. Chủ quán có thể quan sát hoặc hỏi phản hồi trực tiếp từ khách để biết nhân viên phục vụ có đang đáp ứng kỳ vọng hay không.
- Tạo quy trình phục vụ rõ ràng từ việc tiếp nhận order, pha chế đến giao đồ uống, mỗi bước cần được tối ưu để rút ngắn thời gian chờ và tránh nhầm lẫn.
- Khuyến khích khách hàng để lại phản hồi tích cực. Những đánh giá tốt sẽ giúp quán xây dựng uy tín, đồng thời là nguồn quảng bá miễn phí hiệu quả.
Kết luận
Kinh doanh quán cà phê đòi hỏi không chỉ đam mê mà còn cần sự tính toán kỹ lưỡng. Tránh những sai lầm trong kinh doanh quán như thiếu nghiên cứu thị trường, quản lý vốn kém hoặc dịch vụ chưa chuyên nghiệp sẽ giúp bạn giảm rủi ro và tăng khả năng thành công ngay từ tháng đầu tiên. Đầu tư đúng chỗ, kiểm soát chi phí và chú trọng trải nghiệm khách hàng chính là chìa khóa để quán cà phê của bạn phát triển bền vững.
May Decor hy vọng rằng với những chia sẻ trên, bạn sẽ có thêm kinh nghiệm để tránh mắc sai lầm trong quá trình vận hành quán. Nếu bạn đang tìm một nhà cung cấp đồ dùng uy tín cho quán cà phê từ ly cốc thủy tinh, bát đĩa, đến dụng cụ pha chế, hãy liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 0375.817.779 – 0762.631.818 để được tư vấn giải pháp tối ưu và tiết kiệm chi phí.
👉 Tham khảo thêm: “Cách Phân Bổ Ngân Sách Khi Mua Đồ Dùng Setup Quán Lần Đầu“ để tránh lãng phí và đầu tư đúng hạng mục cần thiết ngay từ đầu.
Xem ngay các mẫu sản phẩm của May Decor tại: maydecor79 hoặc maydecor.vn
Liên hệ tư vấn trực tiếp qua:
📍Địa chỉ cửa hàng: 125 – 127 Phan Triêm, Hoà Xuân, Đà Nẵng
📱 Zalo/Phone: 0375 81 7779 – 0762 63 1818
📧 Email: maydecor79@gmail.com
🌐 Facebook: Maydecor – Ly Cốc Nhập Khẩu
🛍️ Shopee: https://shopee.vn/maydecor79
