Khởi nghiệp quán cà phê là lựa chọn phổ biến của nhiều bạn trẻ và nhà đầu tư tại Việt Nam. Tuy nhiên, để vận hành một quán cà phê thành công không chỉ dừng lại ở việc chọn địa điểm đẹp hay pha chế ngon. Bạn cần một kế hoạch setup bài bản, chi tiết, phù hợp với xu hướng thị trường F&B năm 2025 từ thiết kế bền vững, trải nghiệm khách hàng đến ứng dụng công nghệ tự động hóa. Bài viết này của May Decor sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng thể, từng bước cụ thể để setup quán cà phê hiệu quả, hạn chế rủi ro và tối ưu chi phí.
Danh mục bài viết
Xác Định Mô Hình Kinh Doanh & Đối Tượng Khách Hàng
Việc xác định rõ mô hình kinh doanh và chân dung khách hàng mục tiêu là bước đầu tiên và quan trọng nhất khi bắt đầu setup một quán cà phê. Đây là nền tảng để bạn định hướng thiết kế không gian, lựa chọn đồ dùng, menu cũng như chiến lược marketing phù hợp.
Lựa chọn mô hình quán cà phê phù hợp
Tùy theo định hướng phát triển và khu vực kinh doanh, bạn có thể chọn một trong các mô hình dưới đây hoặc kết hợp linh hoạt để tạo lợi thế cạnh tranh:
1. Cà phê truyền thống
Đặc điểm: Không gian yên tĩnh, phong cách đơn giản, bàn ghế gỗ truyền thống, thực đơn quen thuộc (cà phê đen, cà phê sữa, nước trà…).
Khách hàng phù hợp: Nam giới trung niên, người lao động, người lớn tuổi, khách địa phương có thói quen uống cà phê sáng.
Ưu điểm: Chi phí đầu tư vừa phải, dễ quản lý, dễ mở rộng theo cụm khu vực dân cư.
2. Cà phê hiện đại (take-away, specialty coffee, co-working café)
Đặc điểm: Không gian hiện đại, thiết kế tối giản hoặc độc đáo, tích hợp công nghệ (máy pha cà phê tự động, order qua app, thanh toán không tiền mặt).
Khách hàng phù hợp: Giới trẻ, dân văn phòng, freelancer, người thích chụp ảnh sống ảo, khách hàng yêu cà phê chất lượng.
Ưu điểm: Dễ tạo thương hiệu, dễ viral trên mạng xã hội, lợi nhuận cao nếu xây dựng trải nghiệm tốt.
3. Cà phê kết hợp trải nghiệm (café sách, café thú cưng, café nghệ thuật, café acoustic…)
Đặc điểm: Không gian đa chức năng, thiết kế theo concept riêng biệt, tạo ra hoạt động trải nghiệm đi kèm với đồ uống.
Khách hàng phù hợp: Người yêu sách, học sinh – sinh viên, gia đình có trẻ nhỏ, nghệ sĩ, người yêu nghệ thuật.
Ưu điểm: Khác biệt, dễ ghi nhớ, giữ chân khách hàng lâu hơn, phù hợp cho mô hình xây dựng cộng đồng.
Xác định rõ khách hàng mục tiêu
Sau khi chọn mô hình, bạn cần phân tích kỹ lưỡng đặc điểm khách hàng để định hình phong cách không gian, lựa chọn sản phẩm, thiết bị, cách phối màu đồ dùng và cả chiến lược kinh doanh. Dưới đây là những tiêu chí cần lưu ý:
1. Nhân khẩu học (Demographics)
- Độ tuổi: Dưới 20 tuổi (học sinh, sinh viên), 20-35 tuổi (giới trẻ, nhân viên văn phòng), trên 35 tuổi (người trưởng thành, người lớn tuổi).
- Giới tính: Một số mô hình quán hướng đến nhóm khách cụ thể như nữ giới (tiệm bánh, quán pastel), nam giới (café bóng đá).
- Thu nhập: Thu nhập thấp – trung bình (ưu tiên giá hợp lý, tiện lợi), thu nhập cao (ưu tiên trải nghiệm, dịch vụ cao cấp).
2. Thói quen tiêu dùng
- Có uống cà phê thường xuyên hay chỉ theo dịp.
- Ưa thích không gian yên tĩnh hay năng động, chụp ảnh hay làm việc.
- Sử dụng sản phẩm thủ công, đặc trưng địa phương hay yêu thích trải nghiệm hiện đại, tiện lợi.
3. Vị trí địa lý & hành vi theo khu vực
- Gần trường học: học sinh – sinh viên, thích đồ uống rẻ, bắt trend.
- Gần văn phòng: dân công sở, cần không gian yên tĩnh, tiện lợi, có wifi và ổ điện.
- Khu du lịch: khách lẻ, khách đoàn, ưa chuộng không gian độc đáo và check-in.
- Khu dân cư: khách quen, đi theo nhóm gia đình, yêu cầu sự tiện nghi và gần gũi.
4. Thói quen sử dụng công nghệ
- Có đặt hàng qua app giao đồ uống không?
- Thanh toán truyền thống hay chuyển khoản, quét mã QR?
- Thường xuyên sử dụng mạng xã hội, đăng ảnh sống ảo? Điều này ảnh hưởng đến việc thiết kế “góc check-in” và lựa chọn tone màu, vật dụng trang trí.
Lập Kế Hoạch Tài Chính & Pháp Lý
Việc lập kế hoạch tài chính rõ ràng ngay từ đầu giúp bạn chủ động dòng tiền, kiểm soát chi phí và hạn chế rủi ro trong quá trình vận hành. Đồng thời, hoàn thiện các thủ tục pháp lý cũng là bước bắt buộc để hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ và đúng quy định pháp luật.
Dự toán chi phí đầu tư ban đầu
Một bản dự toán cần phân chia theo từng nhóm chi phí cụ thể như sau:
1. Chi phí mặt bằng: Gồm tiền thuê tháng đầu tiên, tiền đặt cọc (thường 2-3 tháng) và chi phí sửa chữa, cải tạo cơ bản (sơn sửa, điện nước, sàn, trần). Nên lựa chọn mặt bằng có sẵn kết cấu phù hợp để tiết kiệm chi phí thi công.
2. Chi phí thiết kế & thi công: Bao gồm chi phí thuê đơn vị thiết kế, triển khai nội thất – ngoại thất, lắp đặt hệ thống chiếu sáng, thi công bảng hiệu, cửa kính, decor trang trí. Cần ưu tiên thiết kế theo phong cách phù hợp đối tượng khách và mô hình quán.
3. Chi phí mua sắm trang thiết bị:
- Máy pha cà phê, máy xay, máy ép, tủ lạnh, tủ mát, quầy bar, bếp (nếu có), quạt, điều hòa.
- Bàn ghế, đèn trang trí, kệ trưng bày, dụng cụ pha chế, POS, camera…
4. Chi phí nguyên vật liệu ban đầu:
- Nguyên liệu pha chế: cà phê, trà, sữa, syrup, đá viên, bánh ngọt, topping…
- Bao bì đóng gói: ly nhựa, ly giấy, nắp, ống hút, túi mang đi, hộp giấy…
5. Chi phí vận hành dự kiến (3 tháng đầu):
- Lương nhân sự, điện nước, chi phí marketing, phí phần mềm quản lý bán hàng.
- Dự phòng ngân sách cho tình huống phát sinh như sửa chữa, thay thế.
Thủ tục pháp lý cần hoàn thiện
Để hoạt động kinh doanh đúng luật và tránh rủi ro về pháp lý, bạn cần thực hiện các thủ tục sau:
1. Đăng ký kinh doanh: Có thể đăng ký hộ kinh doanh cá thể hoặc doanh nghiệp (tùy quy mô). Hồ sơ nộp tại Phòng Kinh tế quận/huyện hoặc Sở Kế hoạch & Đầu tư.
2. Xin giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm: Bắt buộc đối với cơ sở kinh doanh đồ ăn, thức uống. Cần có giấy khám sức khỏe nhân viên, sơ đồ khu vực chế biến, cam kết đảm bảo vệ sinh.
3. Đăng ký mã số thuế và hóa đơn điện tử: Phục vụ cho việc xuất hóa đơn nếu khách hàng có yêu cầu. Hệ thống hóa đơn điện tử tích hợp với phần mềm quản lý sẽ giúp kiểm soát doanh thu tốt hơn.
4. Bảo hộ thương hiệu (nếu cần): Đăng ký tên quán, logo với Cục Sở hữu trí tuệ để tránh bị sao chép. Rất cần thiết nếu bạn định mở chuỗi hoặc nhượng quyền trong tương lai.
Chọn Địa Điểm & Thiết Kế Không Gian
Một vị trí thuận lợi và không gian được thiết kế chỉn chu sẽ góp phần quan trọng vào việc thu hút khách hàng và nâng cao trải nghiệm sử dụng dịch vụ.
Tiêu chí chọn mặt bằng phù hợp
- Vị trí dễ tiếp cận: Nằm trên trục đường chính, ngã ba – ngã tư, khu đông dân cư, gần văn phòng, trường học hoặc điểm du lịch. Có thể nhận diện từ xa, dễ tìm trên bản đồ.
- Diện tích phù hợp với mô hình: Với mô hình nhỏ, nên chọn mặt bằng từ 40-50m² trở lên để đảm bảo đủ chỗ ngồi, quầy bar và khu vực vận hành. Nếu hướng đến kết hợp co-working hoặc trải nghiệm, cần diện tích rộng hơn (trên 70-100m²).
- Mặt tiền thoáng, có chỗ để xe: Mặt tiền rộng từ 4m trở lên sẽ dễ decor và hút khách. Có khu vực đỗ xe máy, ô tô là lợi thế cạnh tranh lớn.
- Hợp đồng thuê rõ ràng, minh bạch: Ưu tiên hợp đồng thuê dài hạn 2-3 năm để ổn định kinh doanh. Cần đọc kỹ điều khoản về tăng giá, thanh lý trước hạn, sửa chữa mặt bằng…
Thiết kế không gian theo xu hướng F&B năm 2025
1. Thiết kế bền vững & thân thiện môi trường
- Ưu tiên sử dụng vật liệu tái chế, gỗ tự nhiên, mây tre, vải bố.
- Giảm thiểu đồ dùng nhựa dùng một lần, thay bằng vật liệu phân hủy sinh học.
- Thiết kế ánh sáng tận dụng tối đa nguồn sáng tự nhiên, kết hợp đèn LED tiết kiệm điện.
2. Không gian mở và linh hoạt
- Bố trí không gian có thể thay đổi nhanh chóng (bàn ghế di động, kệ mở, khu vực kết hợp decor + chức năng).
- Kết hợp khu riêng tư (dành cho làm việc, họp nhóm) với không gian chung để đa dạng trải nghiệm.
3. Tích hợp công nghệ vào vận hành
- Hệ thống gọi món tự động qua tablet, hiển thị menu điện tử.
- Ổ cắm điện ở nhiều vị trí, wifi mạnh, sạc không dây, máy thanh toán QR code.
- Máy POS hiện đại tích hợp in hóa đơn nhanh, báo cáo doanh thu real-time.
4. Tối ưu trải nghiệm khách hàng từ những chi tiết nhỏ
- Bố trí lối đi rộng rãi, thuận tiện cho khách di chuyển và phục vụ.
- Thiết kế khu vực chờ đặt hàng, bàn chờ mang đi, nhà vệ sinh sạch sẽ, có trang trí nhẹ nhàng.
- Tạo điểm nhấn với không gian xanh: cây trang trí, tường thực vật, lọ hoa tươi…
Setup Trang Thiết Bị & Nội Thất
Một không gian được trang bị đầy đủ thiết bị và nội thất phù hợp không chỉ giúp vận hành hiệu quả mà còn nâng cao trải nghiệm khách hàng. Giai đoạn setup cần được lên kế hoạch kỹ lưỡng để tránh thiếu sót hoặc lãng phí chi phí đầu tư.
Danh sách trang thiết bị cơ bản
- Máy pha cà phê chuyên nghiệp (tùy mô hình)
- Máy xay cà phê
- Máy lọc nước
- Tủ lạnh, tủ mát
- Quầy bar, kệ trưng bày
- Bàn ghế, sofa, ghế bar
- Đèn chiếu sáng, quạt, điều hòa
- Hệ thống âm thanh, camera an ninh
Lưu ý khi chọn nội thất
- Ưu tiên chất liệu bền & dễ vệ sinh: Sử dụng gỗ công nghiệp chống ẩm, inox, vải dễ lau chùi… giúp tiết kiệm chi phí bảo trì và đảm bảo vệ sinh.
- Phù hợp phong cách thiết kế: Nội thất cần đồng bộ màu sắc, chất liệu và kiểu dáng với concept chung của quán, giúp tạo dấu ấn thương hiệu.
- Bố trí khoa học, tối ưu không gian: Giữ lối đi thông thoáng, dễ di chuyển giữa các bàn và quầy phục vụ. Không đặt bàn ghế quá sát nhau để đảm bảo riêng tư.
- Lựa chọn sản phẩm nội thất đa năng: Bàn gấp, ghế xếp chồng, kệ di động… giúp tối ưu diện tích, dễ thay đổi bố cục khi cần tổ chức sự kiện hoặc trang trí theo mùa.
Xây Dựng Menu & Định Giá Sản Phẩm
Menu là “linh hồn” của quán, đóng vai trò thu hút và giữ chân khách hàng. Việc lên ý tưởng menu cần dựa trên mô hình quán, đối tượng mục tiêu và năng lực vận hành. Đồng thời, định giá sản phẩm đúng đắn sẽ giúp bạn cân đối lợi nhuận và duy trì sức cạnh tranh.
Lên ý tưởng menu
- Đồ uống chủ lực: cà phê pha máy, cà phê truyền thống, cold brew, trà, nước ép.
- Đồ ăn kèm: bánh ngọt, bánh mì, salad, snack.
- Đồ uống theo mùa, theo trend (matcha, trà sữa, healthy drink).
Định giá sản phẩm hợp lý
- Tính toán giá vốn, chi phí vận hành, lợi nhuận mong muốn.
- So sánh với đối thủ cùng khu vực.
- Đưa ra mức giá phù hợp với khách hàng mục tiêu:
- Khách học sinh – sinh viên: Ưu tiên combo giá mềm, nhiều topping, chai mang đi.
- Dân văn phòng: Giá trung bình cao hơn, cần sự ổn định và chất lượng.
- Khách cao cấp: Chấp nhận giá cao đổi lại trải nghiệm và sản phẩm khác biệt.
Tuyển Dụng & Đào Tạo Nhân Sự
Vị trí cần thiết
- Quản lý quán
- Nhân viên pha chế (barista)
- Nhân viên phục vụ
- Nhân viên thu ngân
- Nhân viên vệ sinh (nếu cần)
Đào tạo kỹ năng
Đào tạo bài bản giúp đội ngũ nhân sự vận hành hiệu quả, tạo ấn tượng tốt với khách hàng và duy trì chất lượng dịch vụ đồng nhất. Chủ quán cần xây dựng chương trình đào tạo rõ ràng với các nội dung cốt lõi sau:
- Kỹ năng pha chế (Barista Skills)
- Kỹ năng phục vụ & giao tiếp khách hàng (Service & Communication)
- Kiến thức vệ sinh an toàn thực phẩm (Food Safety & Hygiene)
- Sử dụng công nghệ & phần mềm quản lý bán hàng, order tự động.
- Kỹ năng xử lý tình huống & chăm sóc khách hàng
Ứng Dụng Công Nghệ & Quản Lý Vận Hành
Phần mềm quản lý quán cà phê
- Quản lý order, thanh toán, tồn kho.
- Theo dõi doanh thu, báo cáo tài chính.
- Hỗ trợ đặt hàng online, tích điểm khách hàng thân thiết.
Tích hợp công nghệ mới
- Máy POS cảm ứng, thanh toán không tiền mặt (QR, ví điện tử).
- Hệ thống gọi món tự động tại bàn.
- Đặt hàng qua app, giao hàng liên kết với các nền tảng (ShopeeFood, GrabFood…).
Lập Kế Hoạch Marketing & Chăm Sóc Khách Hàng
Chiến lược marketing và chăm sóc khách hàng bài bản là yếu tố quan trọng để thu hút khách trong giai đoạn đầu và duy trì lượng khách ổn định về sau. Chủ quán cần lập kế hoạch rõ ràng, phù hợp với mô hình kinh doanh, ngân sách và đối tượng mục tiêu.
Marketing khai trương: Tạo ấn tượng ban đầu, thu hút lượt khách đầu tiên
1. Chạy quảng cáo đa kênh
- Facebook Ads: Nhắm đúng đối tượng theo độ tuổi, vị trí địa lý (bán kính 3-5km quanh quán), sở thích về cà phê, ăn uống, làm việc tại quán.
- Google Ads: Đặt từ khóa tìm kiếm như “quán cà phê gần đây”, “quán cafe yên tĩnh”, “cà phê làm việc có wifi”…
- Zalo Ads: Phù hợp để tiếp cận khách hàng địa phương nhanh, hiển thị trên Zalo Official Account và Zalo Nearby.
2. Tổ chức chương trình ưu đãi khai trương
- Tặng voucher giảm giá (10-20%) cho khách hàng trong 3 ngày đầu khai trương.
- Tặng nước miễn phí hoặc món signature cho 100 khách đầu tiên.
- Tạo combo “mua 2 tặng 1” hoặc giảm giá nhóm 3-4 người để khuyến khích đi theo nhóm.
3. Hợp tác với KOLs, reviewer và hội nhóm địa phương
- Mời food reviewer, KOLs micro có lượng theo dõi từ 10.000–50.000 người đến trải nghiệm miễn phí.
- Đăng bài review có hình ảnh, video thực tế, gắn định vị quán, hashtag liên quan.
- Tham gia và chia sẻ trong các hội nhóm Facebook địa phương: “Ăn gì ở [tên khu vực]”, “Cafe chill [tên quận/huyện]” để tăng nhận diện ban đầu.
Duy trì tương tác & chăm sóc khách hàng
1. Xây dựng hệ thống mạng xã hội chuyên nghiệp
- Fanpage Facebook: Cập nhật menu, bảng giá, giờ mở cửa, hình ảnh đồ uống, feedback khách hàng, các sự kiện hoặc ưu đãi định kỳ.
- Instagram & TikTok: Đăng ảnh decor quán, góc sống ảo, video quá trình pha chế, mini vlog trải nghiệm khách tại quán.
- Lên kế hoạch nội dung định kỳ: 3-5 bài/tuần, tập trung vào các chủ đề như giới thiệu món mới, behind-the-scenes, feedback khách, khuyến mãi…
2. Xây dựng chương trình khách hàng thân thiết
- Thẻ tích điểm giấy hoặc online: Uống đủ 7 tặng 1, hoặc tích điểm quy đổi thành voucher, quà tặng.
- Tạo combo riêng cho khách quen, gửi mã ưu đãi qua Zalo/Facebook mỗi tháng.
- Ghi chú tên, món yêu thích, ngày sinh khách hàng thân thiết để gửi lời chúc, tạo cảm giác cá nhân hóa.
3. Lắng nghe và phản hồi khách hàng nhanh chóng
- Theo dõi bình luận, tin nhắn trên fanpage mỗi ngày, luôn phản hồi trong 24 giờ.
- Chuẩn bị sẵn quy trình xử lý khiếu nại: khi đồ uống không như mong đợi, phục vụ chậm, thiếu món…
- Khuyến khích khách để lại đánh giá trên Google Maps, ShopeeFood, GrabFood tăng độ tin cậy cho quán.
Checklist Setup Quán Cà Phê Từ A-Z (Tóm tắt)
Dưới đây là bảng checklist tổng hợp các đầu việc quan trọng:
- Xác định mô hình kinh doanh, khách hàng mục tiêu
- Lập kế hoạch tài chính, pháp lý
- Tìm kiếm, thuê mặt bằng phù hợp
- Thiết kế, thi công không gian quán
- Mua sắm trang thiết bị, nội thất
- Xây dựng menu, định giá sản phẩm
- Tuyển dụng, đào tạo nhân sự
- Lắp đặt phần mềm quản lý, tích hợp công nghệ
- Lập kế hoạch marketing, chăm sóc khách hàng
- Kiểm tra, vận hành thử, hoàn thiện quy trình
Những Lưu Ý Đặc Biệt Cho Năm 2025
Xu hướng F&B năm 2025 đòi hỏi các quán cà phê không chỉ đẹp và ngon, mà còn cần bền vững, công nghệ hóa, và tập trung vào trải nghiệm cá nhân hóa. Dưới đây là những điểm quan trọng bạn không nên bỏ qua khi setup quán:
Thiết kế bền vững & thân thiện môi trường
- Ưu tiên vật liệu tái chế như gỗ công nghiệp thân thiện môi trường, mây tre, kim loại không sơn phủ độc hại.
- Giảm rác thải nhựa bằng cách sử dụng ly sứ, ống hút giấy, hộp đựng tái sử dụng, hạn chế ly nhựa dùng một lần.
- Tiết kiệm năng lượng thông qua hệ thống đèn LED, thiết bị điện công suất thấp, tận dụng ánh sáng tự nhiên và thông gió tự nhiên.
Trải nghiệm khách hàng cá nhân hóa, linh hoạt
- Thiết kế không gian mở, linh hoạt bố trí theo thời gian trong ngày: ban ngày cho làm việc, tối cho hẹn hò hoặc trò chuyện nhóm.
- Tạo khu vực riêng biệt cho các nhóm nhỏ, cá nhân làm việc, gia đình có trẻ em…
- Cá nhân hóa dịch vụ như đề xuất món theo lịch sử order, ưu đãi theo ngày sinh nhật hoặc sở thích đồ uống.
- Tăng tính cảm xúc bằng cách sử dụng âm thanh nhẹ nhàng, mùi hương tự nhiên, màu sắc dịu mắt tạo cảm giác thư giãn khi bước vào quán.
Tự động hóa trong vận hành
- Ứng dụng công nghệ vào quy trình order – thanh toán: sử dụng tablet gọi món, mã QR thanh toán không tiền mặt, POS tích hợp quản lý kho.
- Cài đặt phần mềm quản lý doanh thu, nguyên liệu, lịch làm việc nhân viên, giúp chủ quán kiểm soát dễ dàng và tiết kiệm thời gian.
- Giảm phụ thuộc vào nhân sự, hạn chế rủi ro thiếu người hoặc sai sót trong vận hành.
Tăng cường yếu tố sức khỏe & an toàn thực phẩm
- Chọn nguyên liệu rõ nguồn gốc, ưu tiên cà phê sạch, sữa hữu cơ, trái cây tươi không chất bảo quản.
- Đảm bảo quy trình vệ sinh đúng chuẩn: từ khu vực pha chế, kho bảo quản đến dụng cụ và ly tách.
- Định kỳ kiểm tra hạn sử dụng, kiểm soát chất lượng nguyên liệu đầu vào để đảm bảo uy tín lâu dài.
Kết luận
Việc setup một quán cà phê không chỉ đơn giản là sắm sửa thiết bị và mở cửa đón khách, mà là cả một quá trình đầu tư chiến lược và bài bản. Từ việc xác định mô hình phù hợp, lên kế hoạch tài chính – pháp lý, lựa chọn địa điểm, thiết kế không gian cho đến xây dựng menu, đào tạo nhân sự và triển khai marketing… tất cả đều cần được chuẩn bị kỹ lưỡng. Đặc biệt trong những năm gần đây, khi khách hàng ngày càng quan tâm đến tính bền vững, trải nghiệm cá nhân hóa và yếu tố công nghệ, bạn càng cần trang bị thêm tư duy mới để bắt kịp xu hướng.
May Decor hy vọng checklist chi tiết trên sẽ giúp bạn tự tin hơn khi bắt đầu hành trình khởi nghiệp với quán cà phê của mình, hạn chế tối đa sai sót và tối ưu hiệu quả đầu tư. Nếu bạn đang cần hỗ trợ từ A-Z trong việc setup và lựa chọn đồ dùng phù hợp với phong cách quán, hãy liên hệ với May Decor – đơn vị cung cấp đồ dùng nhập khẩu uy tín và chất lượng trên toàn quốc.
Khám phá ngay danh mục sản phẩm sẵn kho của May Decor tại đây: maydecor79 hoặc maydecor.vn
Liên hệ tư vấn trực tiếp qua:
📍Địa chỉ cửa hàng: 125 – 127 Phan Triêm, Hoà Xuân, Đà Nẵng
📱 Zalo/Phone: 0375 81 7779 – 0762 63 1818
📧 Email: maydecor79@gmail.com
🌐 Facebook: Maydecor – Ly Cốc Nhập Khẩu
🛍️ Shopee: https://shopee.vn/maydecor79