Cách Phân Bổ Ngân Sách Khi Mua Đồ Dùng Setup Quán Lần Đầu

Việc bắt tay vào mở quán kinh doanh ăn uống luôn là bước ngoặt lớn, trong đó giai đoạn setup ban đầu đóng vai trò then chốt, quyết định tới 70% khả năng vận hành hiệu quả và thu hút khách hàng về sau. Tuy nhiên, nhiều chủ quán mới thường gặp khó khăn trong việc phân bổ ngân sách mua sắm đồ dùng, dẫn đến tình trạng thiếu hụt hoặc lãng phí, ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền và hiệu quả kinh doanh. Trong bài viết này, May Decor sẽ giúp bạn hiểu rõ cách phân bổ ngân sách mua đồ dùng setup quán một cách hợp lý, phù hợp với xu hướng thị trường F&B năm 2025, tránh những sai lầm phổ biến mà nhiều người mới thường mắc phải.

Danh mục bài viết

Xác Định Tổng Ngân Sách Đầu Tư Setup Quán

Trước khi bước vào giai đoạn mua sắm đồ dùng, bạn cần xác định rõ tổng ngân sách đầu tư cho việc setup quán, bao gồm các hạng mục như bàn ghế, ly tách, chén đĩa, thiết bị pha chế, dụng cụ phục vụ, và các vật dụng trang trí cơ bản. Trong thực tế, chi phí cho đồ dùng setup thường chiếm khoảng 30-40% tổng số vốn ban đầu, chưa bao gồm các khoản khác như thuê mặt bằng, chi phí pháp lý, marketing hoặc tuyển dụng nhân sự.

Việc xác định rõ con số tổng thể này giúp bạn dễ dàng phân bổ ngân sách cho từng hạng mục, tránh tình trạng mua sắm cảm tính hoặc vượt mức cho phép, từ đó kiểm soát tốt hơn dòng tiền ngay từ đầu.

Một số lưu ý quan trọng:

Luôn dành ra 10-15% ngân sách dự phòng, phòng trường hợp có phát sinh như thay đổi thiết kế, bổ sung thiết bị thiếu sót hoặc nâng cấp trang thiết bị sau khi vận hành thử.
Tìm hiểu chi phí thực tế từ các mô hình tương tự: Nếu bạn đang hướng đến quán cà phê take-away, nhà hàng gia đình hay mô hình quán ăn vặt, hãy tham khảo ngân sách setup từ những quán có phong cách và quy mô tương đương. Điều này giúp bạn ước lượng chi phí sát với thực tế, tránh đầu tư thiếu hoặc thừa không cần thiết.
Ưu tiên các danh mục cần thiết trước: Chia ngân sách theo thứ tự ưu tiên, ví dụ: đồ dùng vận hành hàng ngày > thiết bị chính > vật dụng trang trí, để đảm bảo quán có thể hoạt động trơn tru ngay từ ngày khai trương.

Phân Loại Đồ Dùng Setup Quán Cần Thiết

Để tối ưu chi phí và đảm bảo hoạt động vận hành hiệu quả, việc phân chia đồ dùng setup theo từng nhóm là cần thiết. Dưới đây là các hạng mục cơ bản phù hợp với đa số mô hình quán cà phê, trà sữa, nhà hàng và các mô hình F&B hiện đại:

Đồ dùng nội thất & trang trí không gian

Bàn ghế: Lựa chọn loại phù hợp với concept quán (gỗ, sắt, mây nhựa, bọc nệm…)
Quầy bar & quầy thu ngân: Thiết kế tùy theo khu vực phục vụ, tích hợp ngăn tủ để đồ
Kệ trưng bày: Dùng để bày bánh, sản phẩm khuyến mãi hoặc đồ trang trí
Đèn chiếu sáng: Bao gồm đèn thả trần, đèn tường, đèn bàn tạo không gian ấm cúng
Trang trí: Tranh ảnh, gương, cây xanh, vật dụng decor (lọ hoa, bảng hiệu viết tay…)
Vách ngăn & rèm cửa: Sử dụng nếu cần phân chia không gian hoặc tăng tính riêng tư

Thiết bị pha chế & bếp

Máy móc pha chế: Máy pha cà phê, máy xay hạt, máy ép trái cây, máy đánh sữa
Phụ kiện barista: Bình lắc (shaker), ca đong, muỗng khuấy, cân điện tử
Thiết bị nhà bếp (đối với quán có phục vụ đồ ăn): Bếp gas/điện, lò nướng, lò vi sóng, nồi chiên, tủ lạnh, tủ đông
Dụng cụ nấu nướng: Dao, thớt, nồi, chảo, rây lọc, kẹp gắp…

Đồ dùng phục vụ khách

Bộ đồ ăn uống: Ly thủy tinh, ly nhựa, tách sứ, chén đĩa, muỗng nĩa, ống hút (ưu tiên loại thân thiện môi trường)
Dụng cụ take-away: Hộp đựng thức ăn, ly mang đi, khay/giỏ mang đồ
Phụ kiện bàn ăn: Khăn giấy, hộp đựng gia vị, lọ tăm, menu in/viết tay

Thiết bị công nghệ & tự động hóa

Máy tính tiền (POS): Bao gồm máy POS, máy in hóa đơn, két đựng tiền
Phần mềm quản lý: Hệ thống quản lý bán hàng, quản lý tồn kho, đặt hàng online
Camera & an ninh: Lắp đặt camera giám sát, chuông báo động (nếu cần)
Hệ thống wifi & âm thanh: Router mạnh, loa âm trần/loa bluetooth
Thiết bị order tự động: Tablet, màn hình cảm ứng hỗ trợ khách gọi món – xu hướng phổ biến năm 2025

Đồ dùng vệ sinh & bảo hộ

Dụng cụ vệ sinh: Chổi, cây lau nhà, xô, hóa chất tẩy rửa, khăn lau bàn
Thùng rác: Thùng rác trong nhà (nắp bật/đạp), thùng rác ngoài trời nếu có sân
Đồ bảo hộ cho nhân viên: Găng tay, khẩu trang, tạp dề, mũ lưới, giày chống trượt

Nguyên Tắc Phân Bổ Ngân Sách Theo Từng Nhóm Đồ Dùng

Việc phân bổ ngân sách khoa học giúp bạn không bị lạm chi vào những hạng mục không cần thiết, đảm bảo hiệu quả đầu tư ngay từ giai đoạn setup.

Ưu tiên nhóm ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng

Khách hàng ngày càng quan tâm đến không gian, dịch vụ và cảm giác thoải mái khi đến quán. Vì vậy, cần dành phần lớn ngân sách cho những nhóm tác động trực tiếp đến trải nghiệm:

Nội thất & trang trí (30-35%): Đầu tư vào bàn ghế chất lượng cao, thiết kế đồng bộ với phong cách quán (vintage, hiện đại, tối giản…). Ánh sáng cần bố trí hợp lý, không quá chói cũng không quá tối. Trang trí nên tập trung vào một vài điểm nhấn nổi bật (tranh, cây xanh, vật dụng handmade…), tránh bày biện rườm rà. Ưu tiên chọn vật liệu dễ lau chùi, bền màu, tránh trầy xước để tiết kiệm chi phí bảo trì về sau.
Thiết bị pha chế & bếp (25-30%): Mua máy móc đúng với nhu cầu menu: máy pha cà phê, máy xay, máy ép, bếp điện, lò nướng… Nên chọn thiết bị từ thương hiệu uy tín, có sẵn linh kiện thay thế, bảo hành rõ ràng. Nếu quán hoạt động công suất cao, nên chọn máy có khả năng nâng cấp hoặc bổ sung thiết bị đồng bộ sau này.

Đầu tư hợp lý cho công nghệ và tự động hóa

Thiết bị công nghệ & phần mềm (15-20%): Bao gồm máy POS, máy in hóa đơn, két tiền, phần mềm bán hàng, hệ thống wifi, camera giám sát, âm thanh. Đây là nền tảng giúp bạn kiểm soát doanh thu, kho hàng, lịch sử giao dịch và giảm thất thoát trong vận hành. Nếu ngân sách hạn chế, có thể thuê theo tháng hoặc mua trả góp để không ảnh hưởng đến các khoản đầu tư khác.

Đồ dùng phục vụ và vệ sinh

Đồ dùng phục vụ khách (10-15%): Ưu tiên chọn loại ly, tách, chén đĩa đơn giản, dễ vệ sinh, chịu lực và nhiệt tốt. Không cần đầu tư quá nhiều kiểu dáng nếu menu không yêu cầu. Hạn chế sử dụng đồ dùng một lần nếu không cần thiết để tiết kiệm chi phí và bảo vệ môi trường.
Đồ dùng vệ sinh & bảo hộ (khoảng 5%): Bao gồm thùng rác, cây lau sàn, hóa chất tẩy rửa, khăn lau, găng tay, khẩu trang, tạp dề cho nhân viên.
Đây là nhóm thường bị bỏ qua nhưng rất quan trọng để đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm và hình ảnh chuyên nghiệp của quán.

Những Lưu Ý Khi Lên Danh Sách Mua Sắm

Lên danh sách mua sắm đúng cách giúp bạn tránh lãng phí, mua sót đồ hoặc phát sinh chi phí không cần thiết.

1. Không mua tràn lan, chỉ mua những gì thực sự cần thiết

Chuẩn bị bảng danh sách chi tiết từng món: tên sản phẩm, số lượng, vị trí sử dụng, mức độ cần thiết (ưu tiên/có thể bổ sung sau).
Trao đổi với người phụ trách vận hành hoặc chuyên gia setup để xác định đúng nhu cầu thực tế, tránh tình trạng “thừa cái không dùng – thiếu cái cần xài”.
Với những món có thể phát sinh trong tương lai, nên ghi chú riêng để bổ sung sau khi quán đã hoạt động ổn định.

2. Ưu tiên sản phẩm bền vững, tiết kiệm năng lượng

Chọn nội thất làm từ vật liệu tái chế, tre, gỗ công nghiệp phủ chống ẩm, mây nhựa… giúp thân thiện với môi trường và tiết kiệm chi phí bảo trì.
Thiết bị điện nên ưu tiên loại có chứng nhận tiết kiệm năng lượng, dùng động cơ inverter hoặc tự ngắt khi không sử dụng. Điều này giúp giảm hóa đơn điện nước đáng kể.

3. Tận dụng các chương trình mua sắm combo, ưu đãi

Các nhà cung cấp thiết bị F&B thường có các gói combo setup theo concept quán hoặc combo theo số lượng – giá thường tốt hơn mua lẻ từng món. Luôn hỏi rõ chính sách bảo hành, đổi trả, hỗ trợ kỹ thuật sau khi mua. Những dịch vụ này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí sửa chữa khi gặp sự cố.

4. Đừng quên ngân sách cho bảo trì, thay thế định kỳ

Nhiều thiết bị, dụng cụ F&B có vòng đời ngắn do sử dụng liên tục (máy xay, ca đánh sữa, ly thủy tinh, khăn lau…). Hãy dự trù trước ít nhất 5-10% tổng ngân sách cho việc thay thế hoặc sửa chữa định kỳ sau 3-6 tháng hoạt động. Việc này sẽ giúp bạn không bị động khi có thiết bị hư hỏng, đảm bảo quán vận hành liên tục.

Mẫu Phân Bổ Ngân Sách Tham Khảo (Dành Cho Quán Cà Phê 50m2)

Nhóm đồ dùng	Tỷ lệ ngân sách (%)	Số tiền (giả định 200 triệu)
Nội thất & trang trí	35%	70 triệu
Thiết bị pha chế & bếp	30%	60 triệu
Thiết bị công nghệ	15%	30 triệu
Đồ dùng phục vụ	10%	20 triệu
Đồ dùng vệ sinh & bảo hộ	5%	10 triệu
Dự phòng phát sinh/nâng cấp	5%	10 triệu

Lưu ý: Tỷ lệ này có thể điều chỉnh tùy theo mô hình (cafe, trà sữa, nhà hàng, quán ăn nhanh…) và định hướng kinh doanh.

Những Sai Lầm Thường Gặp Khi Phân Bổ Ngân Sách Setup Quán

1. Dồn quá nhiều tiền vào trang trí, bỏ quên thiết bị vận hành: Nhiều chủ quán tập trung đầu tư mạnh vào không gian decor với mong muốn tạo ấn tượng thị giác ban đầu, như sơn tường nghệ thuật, đèn trang trí đắt tiền, tiểu cảnh… Tuy nhiên, nếu thiết bị pha chế lạc hậu, không đủ công suất, thiếu dụng cụ phục vụ hoặc quy trình vận hành thiếu chuyên nghiệp thì khách sẽ không quay lại, bất chấp không gian đẹp.

2. Mua thiết bị công nghệ quá cao cấp, vượt quá nhu cầu thực tế: Không ít người chi mạnh cho các máy móc công nghệ hiện đại như máy POS cao cấp, hệ thống màn hình cảm ứng, máy pha cà phê công suất lớn… nhưng quy mô quán lại nhỏ, lượt khách ít, dẫn đến việc không khai thác hết tính năng, lãng phí tài chính và phát sinh chi phí bảo trì không cần thiết.

3. Chọn đồ dùng giá rẻ, chất lượng thấp để tiết kiệm: Việc chọn ly, chén, muỗng, ca đong rẻ tiền, thiết bị không rõ nguồn gốc có thể giúp tiết kiệm chi phí ban đầu, nhưng lại nhanh hỏng, dễ rò điện, vỡ nứt hoặc gây mất thẩm mỹ. Cuối cùng, bạn sẽ phải chi thêm cho việc thay thế thường xuyên, thậm chí ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng.

4. Không dự trù ngân sách cho chi phí phát sinh: Nhiều người setup “cạn tiền” ngay từ đầu mà quên dự trù ngân sách cho các tình huống như: sửa chữa thiết bị đột ngột hư hỏng, bổ sung vật dụng khi phát sinh nhu cầu, nâng cấp menu hoặc điều chỉnh setup theo phản hồi từ khách. Thiếu ngân sách dự phòng dễ khiến bạn bị động hoặc nợ thêm trong giai đoạn vận hành ban đầu.

Xu Hướng Mới 2025: Đầu Tư Thông Minh Cho Setup Quán F&B

Trong năm 2025, setup quán F&B không chỉ cần đẹp mà còn phải hiệu quả, tiết kiệm và thân thiện với môi trường. Dưới đây là những hướng đầu tư thông minh đang được nhiều mô hình tiên phong áp dụng:

Thiết kế bền vững, tối ưu không gian

Vật liệu thân thiện môi trường: Ưu tiên sử dụng gỗ tái chế, mây tre đan, kim loại phủ sơn tĩnh điện giúp giảm chi phí dài hạn và phù hợp với xu hướng tiêu dùng xanh.
Nội thất đa năng: Bàn có thể gập lại, kệ vừa trang trí vừa chứa đồ, ghế tích hợp ngăn chứa vật dụng… giúp tiết kiệm diện tích và giảm chi phí setup.
Không gian linh hoạt: Thiết kế dễ thay đổi để phục vụ nhiều mục đích (mở workshop, đặt tiệc, bán mang đi…).

Tự động hóa dịch vụ và thanh toán

Thiết bị order tự động: Dùng tablet đặt món tại bàn hoặc mã QR để khách tự order, giảm áp lực cho nhân viên.
Thanh toán không tiền mặt: Tích hợp quét QR, ví điện tử, thẻ ngân hàng… để khách thanh toán nhanh chóng, thuận tiện.
Quản lý kho & bán hàng tự động: Sử dụng phần mềm giúp theo dõi hàng tồn, nhập – xuất nguyên liệu và tính doanh thu theo thời gian thực.

Tối ưu trải nghiệm khách hàng

Không gian mở & sáng tạo: Thiết kế thoáng đãng, sử dụng cửa kính, không gian ngoài trời, trần cao… tạo cảm giác dễ chịu.
Góc check-in ấn tượng: Tạo một vài điểm nhấn bắt mắt như bảng hiệu sáng tạo, góc chụp ảnh, vật trang trí đặc trưng để tăng tương tác mạng xã hội.
Âm thanh, ánh sáng chuẩn mood: Bố trí loa phù hợp theo từng khu vực (nền, chill, không gian riêng), ánh sáng dịu mắt, hài hòa concept.

Tiết kiệm chi phí vận hành lâu dài

Thiết bị tiết kiệm điện – nước: Chọn máy pha, tủ lạnh, bếp có chứng nhận tiết kiệm năng lượng, van khóa nước tự động…
Bảo trì đơn giản: Thiết bị dễ tháo lắp vệ sinh, có linh kiện thay thế sẵn, hạn chế gọi thợ ngoài thường xuyên.
Hệ thống thông minh: Cảm biến tự tắt khi không sử dụng, điều chỉnh ánh sáng theo giờ giúp tiết kiệm hóa đơn đáng kể.

Kết luận

Phân bổ ngân sách mua đồ dùng setup quán lần đầu là bước quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh lâu dài. Hãy xác định rõ tổng ngân sách, phân loại nhóm đồ dùng, ưu tiên đầu tư vào những hạng mục ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng và vận hành. Đừng quên cập nhật các xu hướng mới để quán của bạn luôn bắt kịp thị trường F&B năm 2025.

Nếu bạn cần tư vấn chi tiết hơn về setup quán, lựa chọn đồ dùng phù hợp hoặc muốn tham khảo các mẫu mã sản phẩm, hãy truy cập website của May Decor hoặc liên hệ với đội ngũ chuyên gia của chúng tôi qua số 0375.817.779 – 0762.631.818.

👉 Xem ngay bài viết: “Checklist setup quán cà phê từ A-Z cho người mới bắt đầu“ để có thêm thông tin hữu ích cho hành trình khởi nghiệp F&B của bạn!

Khám phá ngay danh mục sản phẩm sẵn kho của May Decor tại đây: maydecor79 hoặc maydecor.vn

Liên hệ tư vấn trực tiếp qua:

📍Địa chỉ cửa hàng: 125 – 127 Phan Triêm, Hoà Xuân, Đà Nẵng

📱 Zalo/Phone: 0375 81 7779 – 0762 63 1818

📧 Email: maydecor79@gmail.com

🌐 Facebook: Maydecor – Ly Cốc Nhập Khẩu

🛍️ Shopee: https://shopee.vn/maydecor79