Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, đặc biệt với dịch vụ catering tại địa điểm lưu động thì khâu chuẩn bị đầy đủ dụng cụ và thiết bị đóng vai trò quyết định để đảm bảo quá trình phục vụ suôn sẻ, giảm thiểu rủi ro cũng như mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. Bài viết này May Decor sẽ chia sẻ một checklist toàn diện những vật dụng cần có, đồng thời cập nhật thêm xu hướng và nhu cầu mới của năm 2025 giúp các đơn vị kinh doanh tại Việt Nam tự tin triển khai tiệc quy mô từ nhỏ đến lớn một cách chuyên nghiệp.
Danh mục bài viết
Dụng Cụ Bàn Ăn
Tùy vào loại hình và tính chất sự kiện (như tiệc cưới, tiệc công ty, hội nghị khách hàng, tiệc ngoài trời, team building…), bạn cần chuẩn bị bộ dụng cụ bàn ăn phù hợp để vừa đảm bảo tính tiện lợi vừa đáp ứng được kỳ vọng của khách mời.
Đối với sự kiện cao cấp, trang trọng
- Khách thường kỳ vọng một không gian sang trọng, lịch sự, nên bộ bàn ăn cũng cần chỉnh chu và đồng bộ.
- Hãy chuẩn bị: đĩa khai vị, đĩa chính, đĩa tráng miệng, bộ dao nĩa theo từng món, ly rượu vang/ly cocktail, ly nước lọc, ly trà hoặc cà phê; khăn trải bàn vải sạch sẽ, khăn ăn vải gấp đẹp, kèm theo phụ kiện như chân nến, lọ hoa hoặc biển tên món ăn.
- Nếu có phục vụ theo thực đơn nhiều món (multi-course menu), bạn cũng cần đảm bảo đủ dao nĩa tương ứng cho từng món, sắp xếp thứ tự để khách sử dụng thuận tiện, không bị lộn xộn.
Đối với tiệc buffet hoặc tiệc ngoài trời
- Hình thức này đề cao sự linh hoạt, thuận tiện và dễ dọn dẹp, nên bạn có thể tối giản bộ bàn ăn.
- Chỉ cần chuẩn bị đĩa chính với kích thước vừa phải (để khách dễ mang di chuyển), dao nĩa cơ bản, muỗng súp nếu có món nước, ly nhựa cứng hoặc ly giấy cao cấp để tránh vỡ, giảm rủi ro.
- Khăn ăn giấy chất lượng tốt, dễ phân hủy cũng là lựa chọn phù hợp, vừa tiện lợi vừa thân thiện môi trường.
- Chuẩn bị thêm khay bưng, kệ đựng đĩa dơ và trạm thu gom rác ngay gần khu vực ăn uống để phục vụ và dọn dẹp nhanh chóng, nhất là khi khách đông.
Dù là tiệc cao cấp hay buffet, bạn nên kiểm tra kỹ số lượng và chất lượng dụng cụ trước ngày diễn ra sự kiện, tránh thiếu hụt hoặc bị hư hỏng, ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng.
Danh mục cần kiểm tra:
- Bộ đĩa theo từng món
- Ly uống nước, ly rượu (nếu có)
- Dao nĩa, thìa
- Khăn giấy hoặc khăn vải
- Miếng lót đĩa
- Khay phục vụ
Xu hướng 2025: khách Việt ngày càng chuộng ly giấy cao cấp, dao nĩa tre, đĩa bã mía… thay thế nhựa dùng một lần để vừa đẹp vừa thân thiện môi trường.
Dụng Cụ Trưng Bày & Bình Đựng
Đây là phần rất quan trọng nếu bạn muốn tạo ấn tượng với khách. Các khay trưng bày, giá đỡ, kệ nhiều tầng giúp món ăn bắt mắt hơn và tối ưu không gian bày tiệc.
Gợi ý cần có:
- Kệ trưng bày nhiều tầng
- Giá xiên que
- Khay phục vụ bánh
- Bình pha đồ uống (nước trái cây, trà lạnh)
- Bình đựng cà phê
- Bình đựng nước detox
Lưu ý: đối với các sự kiện ngoài trời, nên chọn bình giữ nhiệt hoặc bình có nắp đậy để tránh côn trùng, bụi bẩn.
Trang Trí & Decor
Trong thực tế, không ít đơn vị catering tại Việt Nam vẫn xem nhẹ khâu trang trí dẫn đến không gian tiệc thiếu điểm nhấn, làm giảm ấn tượng của khách. Trong khi đó, đầu tư bài bản cho decor sẽ giúp nâng tầm đẳng cấp sự kiện, tăng sự hài lòng và dễ ghi dấu ấn với thực khách.
- Kẹp tên bàn, bảng phấn ghi món
- Nến, chân nến, lọ hoa
- Khăn trải bàn
- Khung hình trang trí
- Bảng chỉ dẫn khu vực (rất hữu ích trong tiệc lớn, đông khách)
Tip 2025: Khách hàng trẻ hiện nay cực kỳ yêu thích việc chụp hình check-in. Vì vậy, bạn nên đầu tư thêm một vài góc decor riêng để khách có thể “sống ảo”, chia sẻ mạng xã hội, vừa tạo kỷ niệm đẹp vừa lan tỏa thương hiệu của bạn một cách tự nhiên và hiệu quả.
Vật Dụng Dùng Một Lần
Nhiều người vẫn cho rằng đồ dùng một lần trông kém sang và không chuyên nghiệp. Nhưng thực tế nếu chọn đúng loại cao cấp, bạn hoàn toàn có thể mang đến trải nghiệm phục vụ chỉnh chu, gọn gàng và an toàn vệ sinh, nhất là với những buổi tiệc đông khách, có tốc độ phục vụ nhanh.
- Đĩa giấy cao cấp
- Ly giấy hoặc ly bã mía
- Dao nĩa gỗ, tre
- Khăn giấy chất lượng tốt
- Xiên tre
Xu hướng 2025: thực khách ngày càng ưu tiên vật liệu dễ phân hủy, hạn chế rác thải nhựa. Vì vậy bạn nên chủ động truyền thông rõ về tiêu chí “xanh” này để được khách hàng ủng hộ và đánh giá cao.
Dụng Cụ Vận Chuyển
Vận chuyển trong catering cực kỳ quan trọng. Chỉ một sơ suất nhỏ cũng có thể khiến món ăn bị đổ, nhiễm khuẩn hoặc hư hỏng, dẫn đến thiệt hại lớn về cả chi phí lẫn uy tín thương hiệu.
Danh mục cơ bản:
- Thùng giữ nhiệt
- Hộp đựng thực phẩm có nắp
- Màng bọc thực phẩm
- Đá khô, túi gel lạnh
- Xe đẩy hàng
- Xe tải hoặc thùng xe chuyên dụng
Lưu ý: luôn kiểm tra trước lộ trình di chuyển, nhất là vào giờ cao điểm hoặc đường nhỏ, hẹp, khó quay đầu để chủ động tính toán thời gian và phương án dự phòng.
Thiết Bị Nấu & Giữ Nhiệt
Nếu phải nấu tại chỗ, bạn sẽ cần chuẩn bị một bếp dã chiến đủ tiêu chuẩn để đảm bảo phục vụ liên tục và an toàn thực phẩm.
- Bếp gas mini, bếp điện từ
- Bộ khay giữ nhiệt
- Bình gas mini hoặc cồn khay
- Thiết bị đo nhiệt độ – rất quan trọng để đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm
Xu hướng 2025: nên ưu tiên sử dụng bếp điện từ thay thế bếp gas để giảm rủi ro cháy nổ, đồng thời phù hợp các yêu cầu khắt khe về an toàn tại địa điểm tổ chức.
Thiết Bị Phục Vụ
Đây là nhóm thiết bị giúp món ăn đến tay khách nhanh, đẹp và đảm bảo tính đồng nhất, đặc biệt khi phục vụ tiệc đông.
- Khay bưng
- Giá đỡ khay
- Thìa múc, kẹp gắp
- Đồng phục nhân viên
- Găng tay phục vụ
Gợi ý: hãy tổ chức tập huấn kỹ lưỡng cho nhân viên về quy trình di chuyển, cách phục vụ từng loại món để tránh va chạm và luôn tuân thủ an toàn thực phẩm.
Bàn Ghế & Khu Vực Ngồi
Hiện nay nhiều đơn vị catering thường cung cấp luôn bàn ghế để khách không phải tìm thuê thêm bên ngoài, giúp tiết kiệm thời gian và tạo sự đồng bộ cho toàn bộ sự kiện.
- Bàn gấp
- Ghế gấp
- Bàn cocktail
- Dù che, mái che
- Khăn trải bàn dự phòng
Khi tổ chức ngoài trời, nên chọn loại bàn ghế chống thấm, chịu nắng mưa tốt và dễ lau chùi, vệ sinh.
Dụng Cụ Vệ Sinh
Khâu dọn dẹp và vệ sinh sau tiệc cực kỳ quan trọng, bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách và hình ảnh của dịch vụ catering.
- Thùng rác phân loại
- Túi rác tự phân hủy
- Nước rửa tay, xịt sát khuẩn
- Khăn lau
- Găng tay cao su
Xu hướng 2025: khách hàng ngày càng để ý yếu tố “sạch” và “xanh”, bạn nên công khai quy trình thu gom, xử lý rác cũng như cam kết giảm nhựa để tạo thiện cảm và xây dựng hình ảnh dịch vụ chuyên nghiệp, trách nhiệm.
Một Số Câu Hỏi Thường Gặp
Làm sao setup buffet vừa đẹp mắt, vừa dễ phục vụ?
Bạn nên sắp xếp quầy buffet theo hướng di chuyển thuận tiện nhất cho khách, bố trí món khai vị ở đầu, món chính ở giữa, món tráng miệng cuối để khách dễ lựa chọn. Đừng quên đặt bảng tên món ăn rõ ràng, sử dụng khay hoặc kệ nhiều tầng để tiết kiệm không gian và tạo điểm nhấn thẩm mỹ.
Cần chuẩn bị gì cho bếp dã chiến?
Trước tiên, hãy khảo sát kỹ địa điểm tổ chức để xác định vị trí đặt bếp hợp lý. Chia tách rõ ràng khu sơ chế, khu nấu và khu phục vụ, đồng thời chuẩn bị sẵn nguồn điện ổn định, bình chữa cháy, thiết bị an toàn để phòng sự cố bất ngờ.
Làm thế nào phục vụ khách ăn chay hoặc ăn kiêng?
Hãy trao đổi kỹ trước với khách hàng để nắm danh sách các yêu cầu ăn chay, ăn kiêng. Gắn nhãn rõ ràng cho từng món, sử dụng dụng cụ riêng nếu cần và huấn luyện nhân viên để tránh nhầm lẫn hay trộn lẫn thực phẩm gây dị ứng.
Đảm bảo vệ sinh thực phẩm ngoài trời ra sao?
Bảo quản món ăn ở nhiệt độ phù hợp, đậy kín cẩn thận, bố trí trạm rửa tay hoặc nước sát khuẩn cho khách và nhân viên. Song song đó, nên phân công nhân sự giám sát riêng về an toàn thực phẩm trong toàn thời gian sự kiện để kịp xử lý nếu phát sinh sự cố.
Kết Luận
Việc chuẩn bị một checklist đầy đủ và chi tiết các dụng cụ, thiết bị catering sẽ giúp bạn tự tin phục vụ các buổi tiệc đông khách mà không lo thiếu sót hay rối loạn quy trình. Ngoài ra, đừng quên yếu tố “xanh, sạch, an toàn” đang ngày càng trở thành tiêu chuẩn lựa chọn dịch vụ catering của khách hàng Việt. Nếu thể hiện rõ những cam kết này ngay từ khâu dụng cụ, quy trình cho đến phong cách phục vụ, chắc chắn bạn sẽ tạo được lợi thế cạnh tranh bền vững và chinh phục cả những khách hàng khó tính nhất.
Nếu bạn đang tìm nguồn cung cấp các loại ly, đồ dùng bát đĩa, khăn trải bàn và nhiều dụng cụ phục vụ bàn tiệc chất lượng, phù hợp cho nhà hàng, quán ăn hoặc các buổi tiệc catering, đừng ngần ngại liên hệ May Decor để được tư vấn sản phẩm chi tiết và tận tâm!
Tham khảo ngay các danh mục sản phẩm tại đây: maydecor79 hoặc maydecor.vn
Liên hệ tư vấn trực tiếp qua:
📍Địa chỉ cửa hàng: 125 – 127 Phan Triêm, Hoà Xuân, Đà Nẵng
📱 Zalo/Phone: 0375 81 7779 – 0762 63 1818
📧 Email: maydecor79@gmail.com
🌐 Facebook: Maydecor – Ly Cốc Nhập Khẩu
🛍️ Shopee: https://shopee.vn/maydecor79
