Kinh doanh quán cà phê hoặc nhà hàng không chỉ cần món ăn, đồ uống ngon mà còn đòi hỏi khả năng quản lý tài chính tốt. Nhiều chủ quán mở cửa hàng với niềm đam mê nhưng lại không kiểm soát được lợi nhuận, dẫn đến thua lỗ dù doanh thu vẫn ổn định. Hiểu rõ cách tính lợi nhuận và những yếu tố ảnh hưởng là bước quan trọng để tối ưu chi phí và vận hành hiệu quả.
Cùng May Decor khám phá nội dung chi tiết của bài viết nhé!
Danh mục bài viết
Lợi nhuận là gì và vai trò trong kinh doanh?
Lợi nhuận là số tiền mà chủ quán thu được sau khi đã trừ đi tất cả các khoản chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh từ tổng doanh thu. Đây là chỉ số quan trọng nhất để đánh giá một quán cà phê hay nhà hàng có đang hoạt động hiệu quả hay không.
Có hai loại lợi nhuận thường được sử dụng:
-
Lợi nhuận gộp (Gross Profit): Là phần chênh lệch giữa doanh thu và chi phí nguyên liệu trực tiếp (ví dụ: cà phê, sữa, đường, bánh…). Chỉ số này cho biết quán lãi bao nhiêu từ mỗi sản phẩm bán ra, trước khi trừ các chi phí vận hành khác.
-
Lợi nhuận ròng (Net Profit): Là số tiền còn lại sau khi đã trừ tất cả các chi phí cố định và biến đổi như nhân công, thuê mặt bằng, điện nước, marketing, thuế, khấu hao thiết bị… Đây mới là con số thực sự thể hiện quán đang có lãi hay đang lỗ.
Vai trò của việc tính lợi nhuận
- Xác định hiệu quả kinh doanh: Nhờ biết rõ lợi nhuận, chủ quán sẽ nhận ra quán đang có lãi hay không, từ đó điều chỉnh hoạt động kinh doanh kịp thời.
- Đưa ra quyết định định giá hợp lý: Nếu chi phí nguyên liệu tăng nhưng giá bán không thay đổi, biên lợi nhuận sẽ giảm. Việc tính toán lợi nhuận giúp bạn cân nhắc điều chỉnh giá hoặc thiết kế combo để vẫn đảm bảo lợi nhuận.
- Lập kế hoạch mở rộng hoặc tối ưu chi phí: Khi biết rõ điểm hòa vốn và lợi nhuận ròng, chủ quán dễ dàng quyết định có nên mở thêm chi nhánh, cắt giảm chi phí hoặc thay đổi chiến lược marketing.
Công thức tính lợi nhuận cho quán cà phê, nhà hàng
Để biết quán cà phê hoặc nhà hàng có đang hoạt động hiệu quả hay không, việc nắm vững công thức tính lợi nhuận là điều bắt buộc. Công thức cơ bản được sử dụng như sau:
Lợi nhuận = Doanh thu – Tổng chi phí
Doanh thu là gì?
Doanh thu là toàn bộ số tiền mà quán thu về từ việc bán đồ uống, món ăn và các dịch vụ bổ sung (ví dụ: thu phí đặt phòng họp, bán thêm bánh ngọt hoặc đồ lưu niệm). Doanh thu được tính theo công thức:
Doanh thu = Số lượng sản phẩm bán ra x Giá bán trung bình
Chi phí bao gồm những gì?
Chi phí được chia thành hai nhóm chính:
1. Chi phí cố định: Những khoản chi không thay đổi nhiều theo sản lượng bán, bao gồm tiền thuê mặt bằng, lương nhân viên, chi phí điện nước, internet, bảo trì thiết bị…
2. Chi phí biến đổi: Chi phí thay đổi theo số lượng sản phẩm bán ra, chẳng hạn như nguyên liệu (cà phê, sữa, đường, hoa quả), bao bì, ly cốc dùng một lần hoặc chi phí marketing khuyến mãi.
Ví dụ minh họa cụ thể
Giả sử một quán cà phê bán trung bình 80 ly đồ uống mỗi ngày, với giá bán trung bình 40.000 đồng/ly.
- Doanh thu trong ngày: 80 x 40.000 = 3.200.000 đồng.
- Chi phí nguyên liệu: Chi phí nguyên liệu cho mỗi ly cà phê (cà phê, sữa, đường…) là 12.000 đồng. Tổng chi phí nguyên liệu/ngày = 80 x 12.000 = 960.000 đồng.
- Chi phí cố định trong ngày: Bao gồm tiền thuê mặt bằng, lương nhân viên và điện nước, tính trung bình là 1.500.000 đồng/ngày.
- Lợi nhuận trong ngày: 3.200.000 – (960.000 + 1.500.000) = 740.000 đồng/ngày.
Như vậy, nếu duy trì mức bán hàng này đều đặn, lợi nhuận hàng tháng sẽ khoảng: 740.000 x 30 = 22.200.000 đồng/tháng.
Những yếu tố ảnh hưởng đến lợi nhuận
Để đạt được lợi nhuận cao và ổn định, chủ quán cần kiểm soát nhiều yếu tố khác nhau, từ giá bán cho đến chi phí vận hành và chất lượng dịch vụ. Dưới đây là những yếu tố quan trọng nhất:
Giá bán sản phẩm
Giá bán là yếu tố trực tiếp quyết định mức lợi nhuận. Nếu định giá quá cao, quán sẽ khó thu hút khách hàng vì mất tính cạnh tranh so với đối thủ. Ngược lại, nếu giá quá thấp, biên lợi nhuận sẽ bị thu hẹp, thậm chí không đủ bù chi phí.
Giải pháp:
- Khảo sát giá bán của các quán cà phê trong khu vực để tìm ra mức giá trung bình.
- Phân tích nhóm khách hàng mục tiêu để hiểu họ sẵn sàng chi trả bao nhiêu.
- Định giá dựa trên chi phí nguyên liệu + chi phí vận hành + lợi nhuận mong muốn, đồng thời kết hợp combo để tăng giá trị đơn hàng mà không làm khách thấy đắt.
Chi phí nguyên liệu
Nguyên liệu thường chiếm 30-40% giá thành của một món đồ uống hoặc món ăn. Nếu không quản lý tốt, việc lãng phí hoặc mua nguyên liệu với giá cao sẽ làm giảm lợi nhuận đáng kể.
Giải pháp:
- Chọn nhà cung cấp uy tín, có hợp đồng ổn định để tránh biến động giá.
- Mua nguyên liệu số lượng lớn để được chiết khấu tốt, nhưng cần tính toán để tránh tồn kho quá nhiều.
- Kiểm soát chặt chẽ lượng nguyên liệu sử dụng hàng ngày, hạn chế pha chế sai công thức gây thất thoát.
Chi phí vận hành
Các chi phí cố định như tiền thuê mặt bằng, lương nhân viên, điện nước, bảo trì và khấu hao thiết bị thường chiếm phần lớn trong tổng chi phí hàng tháng. Nếu không tính toán hợp lý, quán dễ rơi vào tình trạng doanh thu cao nhưng vẫn lỗ.
Giải pháp:
- Lựa chọn mặt bằng phù hợp với ngân sách và tệp khách hàng.
- Tối ưu ca làm việc của nhân viên để tránh dư thừa nhân sự trong giờ vắng khách.
- Sử dụng thiết bị tiết kiệm điện và kiểm tra bảo trì định kỳ để giảm chi phí sửa chữa.
Marketing và khuyến mãi
Marketing giúp quán thu hút khách hàng mới, nhưng nếu chạy quảng cáo hoặc giảm giá quá mức, lợi nhuận sẽ bị bào mòn. Một chiến dịch marketing không hiệu quả có thể khiến chi phí tăng mà không mang lại khách hàng thật sự.
Giải pháp:
- Đầu tư vào các kênh marketing có chi phí thấp nhưng hiệu quả cao như Facebook, TikTok hoặc Google Maps.
- Tập trung vào khuyến mãi có mục tiêu, ví dụ “giờ vàng giảm 20%” để tăng doanh số trong khung giờ vắng khách.
- Đo lường hiệu quả từng chiến dịch để điều chỉnh kịp thời.
Chất lượng dịch vụ và trải nghiệm khách hàng
Khách hàng không chỉ đến quán để uống cà phê, họ còn muốn có trải nghiệm tốt về không gian và dịch vụ. Một quán có không gian thoải mái, phục vụ chuyên nghiệp sẽ khiến khách quay lại nhiều lần, từ đó doanh thu và lợi nhuận tăng ổn định.
Giải pháp:
- Đào tạo nhân viên về thái độ phục vụ và kỹ năng giao tiếp.
- Giữ không gian quán luôn sạch sẽ, gọn gàng và thoáng mát.
- Lắng nghe phản hồi từ khách để cải thiện dịch vụ kịp thời.
Bí quyết tối ưu lợi nhuận cho quán cà phê, nhà hàng
Để quán cà phê hoặc nhà hàng duy trì hoạt động bền vững và có lợi nhuận cao, chủ quán cần áp dụng những phương pháp quản lý và kinh doanh thông minh. Dưới đây là 6 bí quyết thực tế:
Xây dựng menu hợp lý và tập trung vào món có lợi nhuận cao
Không phải món nào trong menu cũng mang lại lợi nhuận tốt. Những món đồ uống pha máy (như espresso, latte, cappuccino) hoặc bánh ngọt tự làm thường có chi phí nguyên liệu thấp nhưng giá bán cao giúp tăng biên lợi nhuận.
Giải pháp:
- Loại bỏ hoặc giảm số lượng những món ít khách gọi hoặc lợi nhuận thấp.
- Tập trung phát triển các món chủ lực và bổ sung thêm phiên bản nâng cấp (ví dụ: latte caramel, matcha latte).
- Định kỳ cập nhật menu theo mùa hoặc xu hướng để tạo sự mới mẻ và thu hút khách.
Quản lý tồn kho chặt chẽ
Nguyên liệu hết hạn hoặc tồn kho quá nhiều là nguyên nhân lớn làm giảm lợi nhuận. Chỉ cần lãng phí 5-10% nguyên liệu mỗi tháng cũng khiến chi phí đội lên đáng kể.
Giải pháp:
- Sử dụng phương pháp FIFO (First In – First Out): Nguyên liệu nhập trước sẽ được dùng trước để hạn chế hỏng.
- Kiểm tra số lượng nguyên liệu hàng ngày và điều chỉnh khối lượng nhập hàng phù hợp với nhu cầu.
- Áp dụng công thức chuẩn cho từng món pha chế để kiểm soát lượng nguyên liệu tiêu hao.
Mua nguyên liệu số lượng lớn để được chiết khấu
Nhà cung cấp thường giảm giá cho đơn hàng số lượng lớn. Điều này giúp giảm chi phí nguyên liệu và cải thiện lợi nhuận.
Giải pháp:
- Lập kế hoạch nhập hàng hàng tuần hoặc hàng tháng để tận dụng giá chiết khấu.
- Hợp tác lâu dài với 1-2 nhà cung cấp uy tín để có giá ổn định và ưu tiên giao hàng.
- Đàm phán hợp đồng để nhận ưu đãi đặc biệt như miễn phí vận chuyển hoặc giảm giá thêm khi thanh toán nhanh.
Kiểm soát thất thoát trong pha chế và phục vụ
Việc pha chế sai công thức hoặc đổ bỏ đồ uống do sai order gây ra thất thoát không nhỏ.
Giải pháp:
- Đào tạo nhân viên pha chế đúng công thức và thao tác chuẩn.
- Sử dụng dụng cụ đo lường chính xác (ví dụ: cân định lượng, ly đong).
- Xây dựng quy trình kiểm tra order để hạn chế nhầm lẫn khi phục vụ.
Tăng giá trị đơn hàng thông qua combo và upsell
Thay vì chỉ bán một ly cà phê, bạn có thể khuyến khích khách gọi thêm bánh ngọt hoặc topping để tăng giá trị đơn hàng.
Ví dụ:
- Combo latte + bánh croissant giá rẻ hơn 10% so với mua lẻ.
- Gợi ý thêm topping như kem tươi, trân châu hoặc caramel chỉ với 5.000 – 10.000 đồng.
Những cách này vừa giúp khách hàng cảm thấy mua nhiều nhưng tiết kiệm, vừa tăng lợi nhuận cho quán.
Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng
Quản lý thủ công dễ dẫn đến sai sót trong tính toán doanh thu, chi phí và tồn kho.
Giải pháp:
- Dùng phần mềm quản lý như KiotViet, POS App hoặc iPOS để theo dõi doanh thu, chi phí và lãi lỗ hàng ngày.
- Phân tích báo cáo để biết món nào bán chạy, món nào cần loại bỏ hoặc điều chỉnh giá.
- Phát hiện kịp thời các khoản thất thoát trong thu – chi.
Điểm hòa vốn và tầm quan trọng
Điểm hòa vốn (Break-even Point) là mức doanh thu mà tại đó quán cà phê hoặc nhà hàng không lãi và cũng không lỗ. Nói cách khác, đây là thời điểm doanh thu thu được vừa đủ để bù đắp tất cả chi phí (bao gồm chi phí cố định và chi phí biến đổi). Khi vượt qua điểm hòa vốn, mọi khoản thu thêm sẽ được tính là lợi nhuận.
Công thức tính điểm hòa vốn
Công thức phổ biến được sử dụng: Điểm hòa vốn (số lượng sản phẩm) = Chi phí cố định / (Giá bán – Chi phí biến đổi/đơn vị)
Trong đó:
- Chi phí cố định: Là những khoản chi không thay đổi dù bạn bán nhiều hay ít, ví dụ: tiền thuê mặt bằng, lương nhân viên, chi phí điện nước cơ bản, bảo trì thiết bị.
- Chi phí biến đổi/đơn vị: Là chi phí phát sinh cho mỗi sản phẩm bán ra, ví dụ: cà phê, sữa, đường, bao bì cho một ly cà phê.
- Giá bán: Giá mà khách hàng trả cho một sản phẩm như một ly cà phê hoặc một phần ăn.
Ví dụ minh họa cụ thể
Giả sử một quán cà phê có:
- Chi phí cố định hàng tháng: 30.000.000 đồng.
- Chi phí biến đổi cho mỗi ly cà phê: 12.000 đồng (bao gồm nguyên liệu và ly đựng).
- Giá bán trung bình: 40.000 đồng/ly.
Áp dụng công thức: Điểm hòa vốn = 30.000.000 / (40.000 – 12.000) = 1.071 ly/tháng.
Điều này nghĩa là quán cần bán ít nhất 1.071 ly cà phê mỗi tháng (tương đương khoảng 36 ly mỗi ngày) để bù đắp toàn bộ chi phí. Nếu bán vượt số lượng này, quán sẽ bắt đầu có lãi.
Tại sao cần tính điểm hòa vốn?
- Xác định mục tiêu bán hàng: Biết rõ mỗi ngày phải bán tối thiểu bao nhiêu ly hoặc món ăn để không bị lỗ.
- Lập kế hoạch khuyến mãi: Khi tính được điểm hòa vốn, bạn dễ dàng cân đối các chương trình giảm giá mà không ảnh hưởng đến lợi nhuận.
- Quản lý chi phí hiệu quả: Nếu điểm hòa vốn quá cao, đó là dấu hiệu bạn cần tối ưu lại chi phí cố định hoặc biến đổi.
- Đưa ra chiến lược dài hạn: Hiểu rõ điểm hòa vốn giúp bạn đánh giá tính khả thi khi mở thêm chi nhánh hoặc thay đổi menu.
Kết luận
Tính lợi nhuận không chỉ giúp chủ quán biết kết quả kinh doanh mà còn hỗ trợ xây dựng chiến lược phát triển dài hạn. Việc nắm vững công thức, kiểm soát chi phí và tối ưu các yếu tố như nguyên liệu, giá bán, marketing sẽ giúp quán cà phê hoặc nhà hàng hoạt động hiệu quả và bền vững. May Decor khuyên bạn: Hãy kiểm tra lợi nhuận định kỳ, kết hợp các chiến lược tối ưu chi phí và khai thác menu thông minh để đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất.
Nếu bạn đang tìm kiếm các sản phẩm hỗ trợ setup quán như ly cốc, bát đĩa hay dụng cụ pha chế, hãy liên hệ với May Decor để được tư vấn giải pháp trọn gói và tiết kiệm nhất.
Xem ngay các mẫu sản phẩm của May Decor tại: maydecor79 hoặc maydecor.vn
Liên hệ tư vấn trực tiếp qua:
📍Địa chỉ cửa hàng: 125 – 127 Phan Triêm, Hoà Xuân, Đà Nẵng
📱 Zalo/Phone: 0375 81 7779 – 0762 63 1818
📧 Email: maydecor79@gmail.com
🌐 Facebook: Maydecor – Ly Cốc Nhập Khẩu
🛍️ Shopee: https://shopee.vn/maydecor79
