Trong ngành F&B, đặc biệt là mảng catering phục vụ tiệc lớn, việc tổ chức sự kiện cho hàng trăm khách đòi hỏi khả năng quản lý nhân sự và logistics thật bài bản, khoa học. Từ tiệc cưới, hội nghị doanh nghiệp đến các buổi tiệc tri ân khách hàng, thực khách luôn kỳ vọng chất lượng dịch vụ chỉn chu, phục vụ nhanh chóng, món ăn đảm bảo và trải nghiệm trọn vẹn. Đây chính là thách thức không nhỏ đối với các đơn vị cung cấp dịch vụ catering.
May Decor chia sẻ những kinh nghiệm thực tiễn, sát với nhu cầu thị trường Việt Nam năm 2025, giúp bạn vận hành đội ngũ nhân sự và quy trình logistics hiệu quả, giảm thiểu rủi ro, tối ưu chi phí và gia tăng uy tín thương hiệu dịch vụ.
Danh mục bài viết
Lên Kế Hoạch Cho Tiệc Catering Quy Mô Lớn
Việc tổ chức một buổi tiệc lớn cho vài trăm đến cả ngàn khách không chỉ đơn giản là nhân đôi hay nhân ba khối lượng công việc thường ngày. Bạn cần một bản kế hoạch toàn diện, phân công trách nhiệm rõ ràng và đủ linh hoạt để ứng phó với các tình huống phát sinh bất ngờ.
Các bước quan trọng bạn không nên bỏ qua:
Đánh giá năng lực hiện tại
- Xem xét kỹ công suất của bếp, số lượng nhân sự có thể huy động, thiết bị và kho lưu trữ thực phẩm.
- Kiểm tra đường điện, nước, khu sơ chế, vận chuyển trong khu vực sự kiện để đảm bảo không xảy ra nghẽn hoặc gián đoạn vào giờ cao điểm.
- Nếu chưa đủ, hãy lên phương án thuê thêm thiết bị hoặc thuê đầu bếp, nhân viên thời vụ.
Xây dựng thực đơn phù hợp
- Ưu tiên các món có thể nấu và phục vụ nhanh, vẫn giữ chất lượng đồng đều cho hàng trăm suất.
- Hạn chế các món quá cầu kỳ về trình bày vì dễ gây chậm trễ và tăng lỗi khi làm số lượng lớn.
- Có thể xây dựng menu riêng cho tiệc buffet, tiệc ngồi hoặc cocktail party, phù hợp từng hình thức sự kiện.
Lên danh sách nhà cung cấp đáng tin cậy
- Liên hệ trước với những nhà cung ứng có năng lực ổn định và giao hàng đúng hạn.
- Nếu có nguyên liệu đặc biệt (hải sản, thực phẩm hữu cơ, nguyên liệu nhập khẩu) nên chốt đơn sớm và có hợp đồng rõ ràng.
- Chuẩn bị thêm 1-2 nhà cung cấp dự phòng, phòng trường hợp nhà cung ứng chính gặp trục trặc phút cuối.
Dự phòng rủi ro
- Hãy lập kế hoạch cho những tình huống như mất điện, trục trặc bếp, thiếu nhân viên đột xuất hoặc kẹt xe chậm giao hàng.
- Đầu tư máy phát điện dự phòng nếu tiệc diễn ra ở ngoài trời hoặc khu vực chưa có điện ổn định.
- Chuẩn bị bộ kit y tế, an toàn thực phẩm để xử lý khẩn cấp khi có sự cố.
Lưu ý quan trọng: Khách hàng Việt hiện nay rất quan tâm vấn đề an toàn vệ sinh thực phẩm, truy xuất nguồn gốc nguyên liệu. Vì vậy, phải luôn sẵn sàng cung cấp thông tin minh bạch về quy trình chế biến, bảo quản và chứng nhận chất lượng nhằm tạo sự tin tưởng tuyệt đối cho khách hàng khi sử dụng dịch vụ của bạn.
Quản Lý Nhân Sự Hiệu Quả Cho Tiệc Catering Quy Mô Lớn
Trong các sự kiện phục vụ số lượng lớn khách, nhân sự chính là yếu tố quyết định sự trơn tru và thành công. Nếu không tổ chức bài bản, chỉ một mắt xích thiếu người hoặc sai lệch vai trò cũng có thể dẫn đến hỗn loạn, làm mất uy tín thương hiệu.
Chiến lược quản lý nhân sự thực tế nên áp dụng:
Chia rõ vai trò và trách nhiệm
Phân công nhiệm vụ càng chi tiết càng tốt. Với một sự kiện lớn, hãy lập danh sách cụ thể từng vị trí như bếp trưởng, bếp phụ, nhân viên phục vụ từng khu vực, nhân viên setup bàn ghế, nhân viên hậu cần mang vác, tài xế vận chuyển. Mỗi người cần biết chính xác họ phải làm gì, trong thời gian nào, phối hợp với ai. Bên cạnh đó, luôn bố trí một người giám sát hoặc trưởng nhóm cho từng bộ phận, có trách nhiệm theo dõi tiến độ, xử lý sự cố ngay lập tức để tránh rối loạn và đứt gãy quy trình.
Tuyển dụng linh hoạt
Đối với catering quy mô lớn, khối lượng nhân viên thường biến động theo mùa hoặc theo từng event. Vì vậy, ngoài đội ngũ nhân viên chính thức, bạn nên duy trì sẵn một danh sách cộng tác viên (nhân viên part-time, sinh viên làm thêm, nhân viên agency cung ứng nhân sự). Điều này giúp dễ dàng bổ sung người khi số lượng khách tăng đột biến. Khi hợp tác với nhân sự thời vụ, hãy ký kết hợp đồng rõ ràng về thời gian, công việc, mức lương và quyền lợi, tránh tranh chấp phát sinh và giúp cộng tác viên yên tâm làm việc hết mình.
Họp trước sự kiện
Trước ngày tổ chức nên tổ chức một buổi họp ngắn với toàn bộ nhân sự tham gia để phổ biến lịch trình chi tiết, sơ đồ bố trí, tiêu chuẩn phục vụ cũng như quy trình an toàn vệ sinh thực phẩm. Đây cũng là lúc bạn nhấn mạnh tinh thần làm việc nhóm và phối hợp giữa các bộ phận, tránh trường hợp ai cũng nghĩ người khác làm dẫn đến sai sót. Với những sự kiện lớn có nhiều khâu, bạn càng phải tập dượt kỹ để hạn chế bỡ ngỡ khi vào thực chiến.
Chính sách thưởng/phạt minh bạch
Để duy trì kỷ luật và động lực cho đội ngũ, bạn nên xây dựng cơ chế thưởng rõ ràng cho nhân viên hoàn thành tốt công việc, đảm bảo đúng quy trình, phản hồi tốt từ khách hàng. Song song đó, cũng cần quy định rõ trách nhiệm và hình thức xử lý nếu có sai sót nghiêm trọng, tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm. Sự minh bạch này sẽ khiến nhân viên yên tâm cống hiến và giảm thiểu xung đột nội bộ, nhất là khi khối lượng công việc dồn dập trong các buổi tiệc lớn.
Đào tạo kỹ năng mềm
Ngoài kỹ năng nghề nghiệp (bếp, pha chế, phục vụ), nhân viên catering rất cần kỹ năng mềm để ứng xử trong môi trường đông người và áp lực cao. Bạn nên tổ chức đào tạo về giao tiếp lịch sự, xử lý các yêu cầu bất ngờ, làm chủ tình huống khi khách phàn nàn hoặc khi có sự cố về thực phẩm. Bên cạnh đó, huấn luyện cách phối hợp nhóm, hỗ trợ đồng nghiệp cũng là kỹ năng quan trọng giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ và tạo ấn tượng chuyên nghiệp với khách hàng.
Ví dụ thực tiễn: Một sự kiện gala 500 khách cần ít nhất ba trưởng nhóm: một trưởng nhóm phục vụ, một trưởng nhóm bếp và một trưởng nhóm setup. Ba trưởng nhóm này vừa chỉ huy nhóm nhỏ, vừa là cầu nối thông tin giúp bạn điều phối toàn bộ nhân sự linh hoạt khi phát sinh thay đổi.
Tối Ưu Logistics Cho Tiệc Catering Quy Mô Lớn
Rất nhiều người nghĩ logistics trong catering chỉ đơn giản là chở đồ ăn đến nơi, nhưng thực tế đó là cả một chuỗi quy trình phức tạp: vận chuyển nguyên liệu, lắp đặt thiết bị, bố trí khu phục vụ, lên timeline trả món và cuối cùng là dọn dẹp vệ sinh. Nếu thiếu chuẩn bị, chỉ cần một khâu trục trặc cũng có thể khiến toàn bộ sự kiện chậm trễ, gây ấn tượng xấu cho khách.
Các điểm cần chú ý khi tối ưu logistics catering:
Vận chuyển nguyên liệu & thiết bị
- Hãy ưu tiên sử dụng phương tiện chuyên dụng, có thùng lạnh và ngăn phân loại riêng để đảm bảo thực phẩm giữ nhiệt độ tiêu chuẩn, tránh hư hỏng.
- Lập lịch giao nhận nguyên liệu thật chính xác, tính toán dư một khoảng thời gian an toàn, đề phòng tắc đường hoặc sự cố xe cộ bất ngờ.
- Kiểm tra kỹ giấy tờ giao nhận, hạn sử dụng và điều kiện bảo quản của nguyên liệu ngay khi tiếp nhận để kịp thời xử lý nếu có lỗi.
Bố trí khu bếp dã chiến
- Đối với các sự kiện ngoài trời không có sẵn gian bếp, hãy lên bản vẽ layout chi tiết, chia rõ khu nấu, khu sơ chế, khu trữ lạnh, khu rửa và vệ sinh.
- Đảm bảo có nguồn điện dự phòng (máy phát điện) và hệ thống cứu hỏa (bình chữa cháy, tủ thuốc y tế) sẵn sàng đề phòng sự cố.
- Chuẩn bị thảm lót sàn chống trơn và biển cảnh báo khu vực nóng/ướt để giảm tai nạn lao động trong suốt sự kiện.
Quy trình trả món và thu dọn
- Xây dựng timeline trả món thật mạch lạc, ví dụ: khai vị lúc 18h30, món chính 19h, tráng miệng 19h30… kèm người chịu trách nhiệm giám sát từng khung giờ.
- Sau khi khách dùng xong, bố trí nhân viên thu dọn ngay, tránh để đồ bẩn, rác thừa chất đống gây mất vệ sinh và mỹ quan.
- Chuẩn bị sẵn dụng cụ làm sạch nhanh (khăn, chổi, nước khử khuẩn) để xử lý kịp thời các tình huống rơi vãi, đổ vỡ.
Quản lý rác và triển khai các giải pháp bền vững
- Dự kiến lượng rác phát sinh để chuẩn bị đầy đủ thùng rác phân loại, túi sinh học và xe vận chuyển rác cuối ngày.
- Nên trang bị thêm thùng rác chia riêng cho rác thực phẩm, rác nhựa, rác tái chế nhằm đáp ứng yêu cầu của nhiều khách hàng ngày càng quan tâm đến bảo vệ môi trường.
- Đừng quên truyền thông với khách về quy trình xử lý rác, cũng như cam kết giảm thiểu nhựa dùng một lần. Đây là điểm cộng rất lớn giúp thương hiệu catering của bạn trở nên uy tín và chuyên nghiệp hơn.
Tip 2025: Ngày càng nhiều khách Việt coi trọng sự an toàn và sạch sẽ trong phục vụ. Hãy đầu tư thêm dụng cụ sát khuẩn tay, bố trí bàn rửa tay di động và các poster nhắc nhở giữ gìn vệ sinh để tăng thiện cảm và nâng hình ảnh chuyên nghiệp của bạn.
Sắp Xếp Lịch Làm Việc Và Giao Việc Hợp Lý
Cách bạn sắp ca và phân công nhiệm vụ sẽ quyết định trực tiếp tốc độ phục vụ và sự hài lòng của khách.
1. Chia rõ khung thời gian: trước, trong và sau sự kiện, mỗi giai đoạn cần có trưởng nhóm hoặc người phụ trách riêng. Ví dụ, trước sự kiện tập trung khâu set up, kiểm tra nguyên liệu; trong sự kiện ưu tiên phục vụ và refill món; sau sự kiện có nhóm dọn dẹp, thu hồi dụng cụ. Nhờ đó tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm và xử lý chậm.
2. Sử dụng công cụ quản lý nhân sự: các phần mềm hoặc ứng dụng (như Google Sheet, phần mềm chấm công) giúp bạn dễ dàng theo dõi số giờ làm, kiểm soát ca kíp, đảm bảo không thừa thiếu nhân sự đột xuất.
3. Ghi chú nhiệm vụ chi tiết: ai set up bàn ghế, ai mang món ra bàn, ai tiếp thực, ai hỗ trợ khách đặc biệt, ghi rõ ràng trước sự kiện và phổ biến cho toàn đội.
4. Tạo nhóm chat hoặc kênh thông tin nhanh: có thể dùng Zalo, Messenger hoặc phần mềm nội bộ để nhân viên báo cáo tình huống bất thường, giúp xử lý kịp thời và không bỏ sót vấn đề.
Ví dụ thực tế: Một tiệc cưới 600 khách, bạn nên phân nhóm cụ thể: nhóm refill món, nhóm chăm sóc bàn VIP, nhóm dọn nhanh từng khu, nhóm hỗ trợ người cao tuổi hoặc trẻ nhỏ. Sự phân nhóm này giúp chia đều áp lực, nâng chất lượng phục vụ rõ rệt.
Tối Ưu Chi Phí Và Phục Vụ Theo Xu Hướng 2025
Trong năm 2025, các tiêu chí “xanh, sạch, an toàn” sẽ tiếp tục được thực khách Việt ưu tiên, điều đó đòi hỏi các dịch vụ catering phải linh hoạt thay đổi từ khâu lựa chọn thực phẩm, bao bì đến cách phục vụ để đáp ứng trọn vẹn nhu cầu này.
- Thực đơn xanh, ít rác nhựa: hãy tận dụng ly giấy, ống hút giấy, hộp tre, bao bì có thể tái chế hoặc phân hủy nhanh. Điều này không chỉ hạn chế rác thải mà còn tạo thiện cảm với khách hàng có ý thức môi trường.
- Nguyên liệu nội địa: ưu tiên nguồn nguyên liệu có sẵn trong nước, như rau củ, trái cây theo mùa. Điều này giúp đảm bảo tươi ngon, chi phí hợp lý, giảm rủi ro thiếu hụt và được khách hàng tin tưởng hơn về nguồn gốc.
- Chia sẻ quy trình sạch: minh bạch trong chuỗi cung ứng như công bố chứng nhận VSATTP, kiểm định chất lượng, nguồn gốc xuất xứ sẽ giúp bạn tăng uy tín và thuyết phục được nhóm khách khó tính.
- Giảm lãng phí: hãy dùng phần mềm quản lý đặt tiệc để dự báo lượng khách, tính khẩu phần sát nhu cầu, hạn chế dư thừa. Ngoài ra, lên kế hoạch chế biến món tận dụng được nguyên liệu thừa cũng là cách tiết kiệm.
Lưu ý cho catering 2025: Khách Việt ngày càng quan tâm ăn sạch, ăn xanh. Nếu quán bạn có chứng nhận hữu cơ, có thể in ra menu hoặc treo tại quầy để làm lợi thế cạnh tranh, gây ấn tượng ngay từ đầu.
Nâng Cao Hiệu Suất Đội Ngũ
Nhân sự chính là linh hồn của dịch vụ tiệc, chăm sóc tốt đội ngũ cũng đồng nghĩa nâng cao chất lượng phục vụ.
- Đào tạo thường xuyên: không chỉ kỹ năng phục vụ mà cả kỹ năng xử lý tình huống, giao tiếp với khách, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm cũng phải tập huấn định kỳ, nhất là với nhân viên mới.
- Tạo động lực kịp thời: nên có thưởng nóng cho cá nhân xuất sắc trong sự kiện, khen ngợi công khai để khích lệ tinh thần, tạo không khí làm việc tích cực và giữ chân nhân sự lâu dài.
- Trang bị đầy đủ thiết bị hỗ trợ: xe đẩy, dụng cụ phục vụ, đồ bảo hộ lao động (gang tay, khẩu trang, tạp dề…). Khi chuẩn bị đủ đồ nghề, nhân viên sẽ làm việc nhanh, an toàn, giảm rủi ro đổ vỡ, cháy nổ.
- Đánh giá sau sự kiện: tổ chức họp rút kinh nghiệm sau mỗi tiệc lớn, chỉ rõ điểm chưa tốt, khen những điểm làm tốt, cùng nhau đưa ra giải pháp cải thiện để sự kiện sau trơn tru hơn.
Ví dụ thực tiễn: Sau khi phục vụ một sự kiện 1.000 khách, hãy dành 30 phút họp nhanh để nghe ý kiến đầu bếp, phục vụ, hậu cần và điều chỉnh ngay nếu phát hiện vấn đề thay vì đợi đến lần sau mới sửa.
Kết Luận
Quản lý nhân sự và logistics cho catering quy mô lớn đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, phân công trách nhiệm rõ ràng và ứng dụng các công cụ hỗ trợ hiện đại. Chỉ khi vận hành bài bản, bạn mới có thể duy trì chất lượng phục vụ ổn định, kể cả trong những sự kiện có lượng khách tăng đột biến. Bên cạnh đó, các tiêu chuẩn về “xanh, sạch, an toàn” ngày càng được khách hàng Việt xem như một yêu cầu mặc định. Do vậy, hãy đầu tư nghiêm túc vào nguyên liệu sạch, quy trình phục vụ minh bạch và bao bì thân thiện môi trường để xây dựng uy tín vững chắc cũng như tạo lợi thế cạnh tranh lâu dài.
👉 Xem ngay bài viết “Checklist vật dụng cần thiết cho dịch vụ catering” để lên kế hoạch trang bị thật chu đáo cho mỗi sự kiện.
Nếu bạn đang tìm kiếm những giải pháp về dụng cụ, ly cốc, bao bì phục vụ catering uy tín, hãy tham khảo các sản phẩm tại May Decor – nơi cung cấp thiết bị và giải pháp chất lượng cho ngành F&B, giúp bạn tối ưu vận hành và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.
Tham khảo ngay các danh mục sản phẩm tại đây: maydecor79 hoặc maydecor.vn
Liên hệ tư vấn trực tiếp qua:
📍Địa chỉ cửa hàng: 125 – 127 Phan Triêm, Hoà Xuân, Đà Nẵng
📱 Zalo/Phone: 0375 81 7779 – 0762 63 1818
📧 Email: maydecor79@gmail.com
🌐 Facebook: Maydecor – Ly Cốc Nhập Khẩu
🛍️ Shopee: https://shopee.vn/maydecor79
